🔢Le fichier Excel de l'extracteur d'effectifs

Pour tout comprendre du fichier qu'A-JUST met à votre disposition.

Le fichier Excel de l'extracteur d'effectifs : des données individuelles et agrégées

Le fichier Excel obtenu grâce à l'extracteur de données d'effectifs comporte 2 types d'informations : des données individuelles et des données agrégées.

Les deux premiers onglets, "ETPT A-JUST" et "ETPT format DDG", vous présentent, pour chaque agent (1 ligne par agent), la synthèse des données saisies dans A-JUST pour la période sélectionnée, selon deux modes de calcul, que nous détaillons ci-après.

Dans l'onglet "ETPT A-JUST"

Vous trouverez toutes les informations saisies dans A-JUST : la situation "administrative" de l'agent, ses dates d'arrivée et, éventuellement, de départ, puis, dans la colonne J, son "ETPT hors indisponibilités" sur la période considérée.

Dans cet onglet, toutes les périodes d'indisponibilité, quel qu'en soit le motif, décomptent de l'ETPT.

Un exemple ?

Par exemple, si l'extraction a été réalisée sur une année civile complète, un agent qui :

• serait arrivé le 1er avril pour travailler à temps plein

• affecté à 100% au JAF -Divorce contentieux

• qui aurait été, au cours de l'année, absent pendant 3 mois pour un ou des congés maladie ordinaires,

aura un "ETPT A-JUST hors indisponibilités" de 0,5 car il n'aura été effectivement présent dans la juridiction que pendant 6 mois.

Son ETPT dans la colonne T - "Contentieux JAF" sera de 0,5, tout comme le détail de son affectation au divorce contentieux (colonne V) fera apparaître un ETPT de 0,5.

Son "Total indisponibilité" et le détail de son ETPT "Congé maladie ordinaire" afficheront 0,25 (synonyme de 3 mois d'absence en CMO).

La colonne suivante (colonne K), présente le total des "Temps ventilés sur la période", autrement dit le total des ETPT des périodes pour lesquelles l'agent a été affecté à des activités.

Si l'agent a bien été "ventilé" sur toute les périodes pendant lesquelles il était présent dans la juridiction, la case "Temps ventilés sur la période" aura la même valeur que son "ETPT hors indisponibilité". A l'inverse, une différence entre ces deux valeurs atteste de l'existence d'une situation, pendant la période d'extraction, pour laquelle la ventilation par activité du temps de l'agent serait manquante ou incomplète.

Les colonnes suivantes (L à DA) récapitulent, pour l'ensemble de la période d'extraction, l'ETPT de l'agent consacré à chacune des rubriques (contentieux, sous-contentieux et autres activités), tel qu'enregistré dans A-JUST.

Enfin, les colonnes DB à DN calculent l'ETPT des indisponibilités enregistrées dans A-JUST pour la période d'extraction.

L'onglet "ETPT format DDG"

Cet onglet affiche des données similaires à l'onglet "ETPT A-JUST", mais selon des modalités d'affectation et de calcul permettant l'élaboration automatique des tableaux de collecte des ETPT préparatoires aux dialogues de gestion, fournis par la cellule contrôle de gestion de la Chancellerie.

Les différences avec l'onglet "ETPT A-JUST " sont les suivantes :

• la colonne "Juridiction" (colonne C) vous permet d'affecter un agent au TJ ou à l'un des Tribunaux de proximité de l'arrondissement judiciaire ;

• vous pourrez préciser certaines "Fonctions" (colonne D) afin que les Placés et Juristes assistants soient affectés à la bonne rubrique des tableaux des DDG ;

• mais, surtout, les indisponibilités sont retraitées, selon qu'elles relèvent, au sens des dialogues de gestion, de l'action 99 ou de l'absentéisme.

La "réintégration de l'absentéisme", qu'est-ce que c'est ?...

Pour vous fournir des données conformes aux modalités de calcul de la cellule de contrôle de gestion de la DSJ, A-JUST "réintègre l'absentéisme" dans les ETPT affectés à chaque activité. Qu'est-ce que cela signifie ?

Dès lors qu'un agent était effectivement absent (une "indisponibilité" a été saisie dans A-JUST) et que le motif de son indisponibilité ne relève pas de l'action 99 mais de ce qui est qualifié comme "absentéisme" par la DSJ, alors il sera considéré comme présent et son ETPT réparti entre les différentes rubriques d'activité, tel que saisi dans A-JUST.

On dit parfois que "les motifs d'indisponibilité ne relevant pas de l'action 99 ne déduisent pas d'ETPT".

Lesdites indisponibilités considérées comme relevant de l'absentéisme sont :

• les congés maladie ordinaires

• les congés maternité / paternité / adoption

• les CET de moins de 30 jours sur une année

Si l'on reprend l'exemple cité plus haut, pour une extraction effectuée sur une année civile complète, un agent :

• travaillant à temps plein, arrivé le premier avril

• affecté à 100% au JAF- divorces contentieux

• et qui aurait été en congé maladie ordinaire pendant 3 mois au cours du reste de l'année

aura un "ETPT hors indisponibilités - Format DDG" de 0,75 (autrement dit, ses CMO ne sont pas déduits de son ETPT).

Son ETPT dans la colonne T - Contentieux JAF sera de 0,75, tout comme le détail de son affectation au divorce contentieux (colonne V), fera apparaître un ETPT de 0,75.

De même, un agent

• arrivé au plus tard le 1er janvier de l'année considérée et toujours à l'effectif le 31 décembre

• ayant été affecté à 100% aux tutelles majeurs

• et absent pour un congé maternité de 6 mois pendant l'année

aura un "ETPT hors indisponibilités - Format DDG" égal à 1. Il y aura également une valeur égale à 1 dans les colonnes AD ("Total contentieux de la protection") et AE ("Protection des majeurs")... comme si l'agent avait été présent toute l'année.

Pour chaque agent, la "part d'ETPT réintégrée au titre de l'absentéisme", dont la valeur figure, pour information, dans la colonne DT de l'onglet "ETPT DDG", est ainsi automatiquement "réaffectée" aux activités, renseignées dans A-JUST, qui auraient été les siennes s'il avait été présent.

Pour des explications détaillées sur l'utilisation de cet onglet en vue de préparer les données de vos tableaux de collecte d'ETPT, nous vous invitons à vous référer à la page suivante "Remplir ses tableaux d'ETPT pour les DDG en quelques minutes".

Le 3ème onglet "agrégats DDG"...

est une synthèse qui vous propose, pour le TJ et, le cas échéant, chacun des Tribunaux de proximité, pour chaque catégorie de fonctions, une visualisation simple des ETPT (calculés comme dans l'onglet "ETPT DDG"), selon le type de contentieux auquel ils sont affectés.

L'onglet "Agrégats DDG" : une synthèse des affectations, par juridiction et catégorie d'agents.

Conçu pour une utilisation tout au long de l'année, il vous permet de mener les analyses que vous souhaitez et de répondre en deux clics aux questions qui peuvent vous être posées, par exemple : "Quel est l'ETPT des magistrats titulaires (hors placés, MTT et MHFJ) affectés au contentieux pénal entre début avril et fin juin ?". La réponse figure dans la cellule E59 du tableau. 😄

Les 3 onglets colorés : vos principaux tableaux de collecte des ETPT remplis automatiquement !

Sous les dénominations "ETPT_TJ_DDG", "ETPT_TPRX_DDG" et "ETPT_CPH_DDG", vous retrouverez les tableaux de collecte des ETPT selon les trames de la Chancellerie, préremplis à partir des données saisies dans A-JUST et précisées dans l'onglet ETPT format DDG (voir la méthodologie proposée ci-après).

Ces tableaux vous proposent des restitutions arithmétiques, à partir des donnée saisies dans A-JUST. Bien entendu, ils sont soumis à votre contrôle et à votre appréciation : vous restez parfaitement libre de leur modification et des modalités de transmission qui vous sembleront adaptées.