En cas de changement dans la « situation administrative » (fonction ou temps de travail de l'agent) ou la répartition du temps de travail par contentieux, il convient d’utiliser la fonction « Renseigner une nouvelle situation » pour mettre à jour la situation d’un agent suite à un changement.
Attention : il ne faut pas modifier directement la situation actuelle sous peine de perdre l’historique de suivi de l'agent.
En cas d'erreur de saisie, vous pouvez corriger a posteriori une fiche existante : cliquez sur la fiche de l'agent concerné.
Pour modifier les informations générales :
Vous pourrez modifier les nom, prénom, matricule et date d'arrivée ou de départ de la juridiction en saisissant les nouvelles valeurs directement dans les champs concernés.
Pour corriger la « situation administrative » (fonction, temps de travail) ou la répartition actuelle, passée ou future du temps de travail :
Pour enregistrer une nouvelle situation ou répartition du temps de travail, étape nécessaire à l'historisation des différentes affectations de l'agent et à la justesse des calculs d'ETPT en cas de changement dans la situation ou les affectations de l'agent, vous pouvez vous référer à la section « Enregistrer une nouvelle situation »
N'oubliez pas d'enregistrer la modification effectuée ou la nouvelle situation créée !
Cliquez sur « Corriger cette situation » ou « Ajouter une indisponibilité » (cf : Renseigner les indisponibilités) selon l'action désirée
Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur « Ajouter un agent ».
Plusieurs informations doivent être renseignées :
Prénom – NOM, à saisir directement en haut de l’écran ;
Date d'arrivée dans la juridiction, c’est-à-dire la date de prise de fonctions, en haut à droite ;
Date de départ, si connue ;
Catégorie : magistrat, agent du greffe, membre de l'équipe autour du magistrat ;
Fonction : 1er VP, MTT, A, B greffier, A placé, vacataire, etc. ;
Temps de travail : temps plein (100%) ou temps partiel (par ex. 50 ou 80 %). Pour les contractuels et vacataires, une calculatrice vous permettra de calculer l'ETPT de l'agent, en pourcentage d'un temps plein, en fonction du nombre de vacations ou d'heures effectuées ;
Répartition du temps disponible, c'est-à-dire le pourcentage du temps de travail consacré à chacun des contentieux ou sous-contentieux traités par l'agent. Dans la rubrique « autres activités » vous pourrez indiquer la proportion de temps consacré aux activités non-juridictionnelles (par exemple : formation continue, soutien, accès au droit, accueil du justiciable...) ou, pour les fonctionnaires, aux activités ne correspondant pas à des attributions juridictionnelles des magistrats du siège (CPH, parquet...) ;
« Situation à prendre en compte à compter du », c’est-à-dire la date de prise d'effet de la situation créée, correspondant généralement, pour une 1ère situation, à la date de prise de fonctions ;
« Indisponibilités » correspondant, le cas échéant, à une situation affectant temporairement le temps réel de travail de l'agent au profit de la juridiction. Par exemple une décharge syndicale, un temps partiel thérapeutique, un congé longue maladie… A-JUST l’imputera automatiquement au calcul de l’ETPT de l'agent concerné.
Lorsqu’un agent quitte la juridiction, pensez à préciser sa date de départ en la saisissant en haut à droite de sa fiche. Cette fiche ne doit pas être supprimée afin de conserver l’historique de vos effectifs.
Une fois terminée, n’oubliez pas d’enregistrer la nouvelle fiche !
À l'issue de la répartition du temps disponible, pensez à vérifier que votre taux d'affectation est de 100% à l’aide de la barre bleue située sous les cases colorées des contentieux.
En cas de changement dans la « situation administrative » d'un agent (fonction ou temps de travail) ou la répartition du temps de travail par contentieux, il ne faut pas modifier directement la situation actuelle sous peine de perdre l’historique de suivi de l'agent.
Il est important d’utiliser la fonction « Renseigner une nouvelle situation » pour mettre à jour la situation d’un agent suite à un changement.
Vous pouvez à tout moment saisir une nouvelle situation, passée, présente ou à venir. L’outil positionnera automatiquement l'information concernée au bon endroit de la chronologie des situations de l'agent : « répartition actuelle », « situations antérieures » ou « situations à venir pré-renseignées » (sections encadrées en rouge sur les captures d'écran ci-dessous).
Grâce au renseignement d'une nouvelle situation, vous serez en mesure de reconstituer l'historique des effectifs de votre juridiction : situations passées, actuelle et à venir.
N'oubliez pas d'enregistrer la modification effectuée ou la nouvelle situation créée !
À l'issue de la répartition du temps disponible, pensez à vérifier que votre taux d'affectation est de 100%.
N’oubliez pas d’indiquer la date de prise d'effet de la situation. Il n’est pas nécessaire d’indiquer la date de fin d’une situation : toute situation prend automatiquement fin la veille de la prise d’effet d’une nouvelle situation, dès que celle-ci est créée.
