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A-JUST est un outil d’aide à la décision et de prospective, conçu pour les équipes de direction des tribunaux judiciaires.

La mise en relation des données d’effectifs et d’activité permet aux utilisateurs de visualiser et d’anticiper la capacité de traitement des contentieux de la juridiction, afin d’affecter les ressources humaines disponibles au plus près des besoins de justice locaux, en tenant compte, notamment, d’indicateurs de délais.

A-JUST est le fruit des travaux d’une petite équipe pluridisciplinaire autonome constituée en start-up d’Etat, portée par l’inspection générale de la Justice, pilotée par l’impact pour les juridictions et les justiciables.

Co-construit en mode agile avec ses utilisateurs, cet outil connaît des évolutions continues : nous vous remercions donc de votre indulgence pour les fonctionnalités encore en cours de finalisation et de vos retours permettant son amélioration au plus proche de vos besoins !

Suite à votre inscription et à l'ouverture de vos droits à A-JUST, vous disposerez, selon vos autorisations, d’un accès aux fonctionnalités suivantes :

Le ventilateur :

• Saisie des activité des agents du tribunal judiciaire (magistrats du siège, équipes de greffe et équipe autour du magistrat) ;

• Ventilation du temps de travail de chacun sur les différents types de contentieux (ex. JAF, JNS, JCP, pénal...) ou sous-contentieux (ex. pour le contentieux social : contentieux du travail, de la protection sociale, référés et autres...) ;

• Visualisation récapitulative par contentieux de l'ensemble des "forces vives" mobilisées par la juridiction, à une date choisie.

Le simulateur d'affectations :

• Permet de simuler des changements dans l'affectation des agents en fonction de vos besoins ou de vos priorités ;

• Et de visualiser instantanément l'impact des modifications envisagées sur le taux de couverture et le délai de traitement des contentieux concernés.

Le cockpit :

• Visualisation, en mode "données brutes" ou sous forme de graphiques, pour la période de votre choix et pour chacun des contentieux et sous-contentieux, des entrées et sorties moyennes mensuelles, de l'état des stocks en fin de période et des ETPT moyens affectés par la juridiction

• Calcul du taux de couverture moyen et du DTES en fin de période ainsi que du temps moyen de traitement par dossier pour la catégorie et la période choisies

• Possibilité de vous comparer à une période antérieure ou à un référentiel de temps moyen de votre choix

• Visualisation graphique de l'évolution de vos indicateurs.

Le simulateur

• Projection de votre activité sur une période à venir ;

• Possibilité d’ajuster des paramètres pour jouer des scénarios et visualiser leur impact sur la capacité de traitement du contentieux considéré par la juridiction.

A-JUST vous propose ses feuilles de temps Excel sur la base de notre nomenclature de contentieux en y intégrant notre calculatrice de ventilation !

Ces feuilles sont accessibles directement dans la fiche de chacun des agents. Une fois dans le ventilateur, puis sur la fiche d'un agent, cliquez sur corriger ou renseigner une nouvelle situation afin d'accéder à la fenêtre de saisie de la situation d'un agent.

Ces feuilles de temps sont à votre disposition pour gagner du temps lors de vos ventilations : vous pouvez les transmettre à vos agents ou vous en servir comme support de travail. Grâce à elles, déterminer la répartition des activités ne vous prendra plus que quelques minutes.

Concrètement, il vous aide à simuler l’impact de nouvelles ventilations afin de choisir une organisation et/ou d'atteindre un objectif.

Pour obtenir cette extraction, il vous suffit de: 1. Vous rendre dans les outils en bas à gauche de l'écran, puis de cliquer sur "Extraire des données".

2. Ensuite, choisissez l'extraction des données d'activité et sélectionnez la période souhaitée.

3. Enfin, cliquez sur "télécharger le fichier au format Excel".

Le cockpit vous permet de visualiser en un coup d’œil quelques indicateurs simples, calculés à partir des données d’effectifs et d’activité saisies dans A-JUST et, si vous le souhaitez, de les comparer à une autre période ou à référentiel que vous auriez renseigné.

Il convient en premier lieu de choisir d’utiliser le cockpit pour les magistrats ou les fonctionnaires.

Vous pourrez également, si vous le souhaitez, restreindre les calculs à une ou plusieurs fonctions. Par exemple, les calculs pourront ne prendre en considération que les greffiers (en sélectionnant B greffier et/ou B greffier placé dans le menu « Fonctions »).

Vous devrez ensuite choisir la période sur laquelle effectuer les calculs. Certaines des données étant des moyennes, elles seront d’autant plus représentatives que la période sélectionnée sera longue. Les indicateurs affichés par défaut sont calculés pour les douze derniers mois pour lesquels des données d'activités disponibles.

La tuile suivante récapitule les principales actualités concernant l'onglet "données d'activité".

1) Cet écran vous signale les données présentes dans A-JUST au jour de la consultation (ici de janvier à septembre). Ce qui indique que vous pouvez utilement visualiser les indicateurs du calculateur ou effectuer des simulations pertinentes sur cette période, et vous invite, si nécessaire, à ajuster les entrées, sorties et stocks sur l’un ou l’autre des contentieux pour fiabiliser, avec vos données locales, les restitutions élaborées par A-JUST.

2) Nous vous listons les contentieux pour lesquels aucune donnée, pré-alimentée ou A-JUSTée n’est disponible pour les 12 derniers, les 3 derniers ou pour le seul dernier mois de données disponibles, afin que vous puissiez aisément les compléter selon vos besoins.

3) Enfin, vous trouverez à votre droite la liste des dernières modifications effectuées sur vos données d’activité par les différents agents de votre juridiction.

Pour consulter la fiche détaillée d'un agent, l'historique de sa situation et/ou la modifier, il suffit de cliquer sur son nom.

La barre de recherche affiche deux types de résultats :

• "dans les effectifs" : pour les agents présents dans la juridiction

• "hors effectifs" : pour les agents ayant quitté la juridiction ou qui ne sont pas encore arrivés à la date sélectionnée.

Vous pouvez à tout moment saisir une nouvelle situation, passée, présente ou à venir. L’outil positionnera automatiquement l'information concernée au bon endroit de la chronologie des situations de l'agent : « répartition actuelle », « situations antérieures » ou « situations à venir pré-renseignées » (sections encadrées en rouge sur les captures d'écran ci-dessous).

🔍 N’oubliez pas d’indiquer la date de prise d'effet de la situation. Il n’est pas nécessaire d’indiquer la date de fin d’une situation : toute situation prend automatiquement fin la veille de la prise d’effet d’une nouvelle situation, dès que celle-ci est créée.

Grâce au renseignement d'une nouvelle situation, vous serez en mesure de reconstituer l'historique des effectifs de votre juridiction : situations passées, actuelle et à venir.

Dans vos logiciels RH, vous êtes habitués à suivre l'ensemble des positions administratives et des situations d'un agent sur une seule et même fiche. C'est également le cas dans A-JUST : si un agent change de fonction, de quotité de temps de travail, d'affectation ou se trouve en indisponibilité, vous pouvez renseigner et retrouver, la plupart du temps, l'historique de tous les changements administratifs, d'affectation et les indisponibilités de l'agent sur une seule et même fiche.

Pour rappel, vous pouvez ajuster de plusieurs façons, dans A-JUST, la situation d'un agent, et notamment sa position administrative :

1 ) en cliquant sur pour modifier sa fonction ou son temps de travail dans le bloc "situation administrative" de chaque fiche agent comme illustré ci-dessous :

2) en cliquant sur "ajouter une indisponibilité" :

Il existe toutefois quelques situations qui nécessitent de créer une seconde fiche pour un même agent.

C'est le cas par exemple lorsqu'un agent est ponctuellement présent dans votre juridiction pendant des périodes qui ne se succèdent pas directement : par exemple pour un placé ou un vacataire qui intervient quelques semaines/mois en cours d'année, quitte la juridiction puis y revient ponctuellement sur une autre période.

Certains changements de fonction, de même que le retour dans les effectifs d'un agent revenant de certains types d'indisponibilités, peuvent également nécessiter la création d'une seconde fiche agent, afin de vous garantir une répartition correcte des ETPT afférents dans les extractions d'ETPT d'A-JUST.

Nous allons parcourir les différents cas concernés dans cette section.

Pour obtenir cette extraction, il vous suffit de: 1. Vous rendre dans la section "Outils" en bas à gauche de l'écran, puis cliquer sur "Extraire des données". 2. Ensuite, choisissez l'extraction des données d'effectifs et sélectionnez la période souhaitée ainsi que la ou les catégories d'agents que vous souhaitez intégrer.

3. Enfin, cliquez sur "Télécharger le fichier au format Excel".

A l'ouverture du fichier, accessible depuis la fenêtre de téléchargements située en haut à droite de votre navigateur, cliquez sur le bouton "Activer la modification" situé dans la barre jaune en haut de l'écran du logiciel Excel.

Découvrez dans la page suivante la

A-JUST résume l’activité mensuelle du tribunal à travers trois données simples :

• les « entrées » désignent l’ensemble des nouveaux dossiers enregistrés dans le mois

• les « sorties » comptabilisent les dossiers qui ont été enregistrés comme clôturés dans les outils métiers durant le mois (i.e. ceux pour lesquels une décision dessaisissante a été rendue)

• le « stock » est constitué de l’ensemble des dossiers en cours (enregistrés comme entrés mais pas encore enregistrés comme sortis) à la fin du mois considéré.

L'écran de synthèse mensuel vous restitue les entrées, sorties et stock pour chaque contentieux et sous-contentieux de la nomenclature A-JUST et vous permet de visualiser le taux de complétude globale de ces données ainsi que les contentieux sur lesquels des données restent à compléter.

Consultez les prochaines rubriques pour découvrir comment , les en fonction des fournis par A-JUST.

Les données d'activité « logiciel » sont extraites à la fin de chaque mois par A-JUST des logiciels métiers utilisés par la juridiction, telles que remontées mensuellement à l’administration centrale.

Lorsqu’aucune donnée n’est pré-alimentée à partir des logiciels métier, la case laissée vide est matérialisée par un « - » sur fond bleu .S'agissant des données que nous vous conseillons de vérifier, elles sont identifiées par un fond jaune et porteuses de la mention « confirmer » afin, le cas échéant, de valider la donnée proposée en un clic.

Quand la donnée est disponible mais nulle (absence d'entrée, de sortie ou de stock), la valeur « 0 » apparaît dans la case concernée.

Nous avons créé un , pour répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser sur l'origine des données d'activité pré-alimentées dans A-JUST. N'hésitez pas à vous y référer pour des explications détaillées.

Les entrées, sorties et stocks des dossiers de votre juridiction sont importés chaque mois par nature de contentieux. Vous pouvez obtenir une vision plus détaillée de l'état de vos dossiers par sous-contentieux en cliquant sur le menu déroulant ou le nom de chaque contentieux.

Les données importées ne le sont qu’à titre indicatif. Vous pouvez les modifier à tout moment en les .

Cette fonctionnalité permet de comparer très rapidement vos indicateurs d'activité pour une période choisie à ceux d'une autre période, ou à ceux issus d’un référentiel théorique renseigné dans la rubrique .

Il vous suffit de cliquer sur l'icône "comparer" en haut à droite de votre écran. En un clic, un menu vous propose de choisir une période de comparaison suggérée par A-JUST (en fonction de la période visualisée) ou de la personnaliser.

En cliquant sur "personnaliser", vous pouvez déterminer une période de comparaison de votre choix ou utiliser un référentiel théorique renseigné par vos soins. Une fois votre sélection réalisée, cliquez sur "comparer" afin de lancer les calculs.

Un nouvel écran apparait sur le modèle de la vue graphique et vous permet de comparer les données de la période que vous aviez initialement sélectionnée à celle d'une autre période ou qui résulteraient de l'application d'un référentiel de temps moyens aux effectifs réels de votre juridiction.

L'objectif du simulateur est de vous permettre de visualiser l'impact d'un changement à venir, subi ou choisi, de l’un des paramètres sur les autres (entrées, sorties et stock de dossiers, ETPT disponibles, taux de couvertures, DTES, temps moyen par dossier) pour une période donnée.

Vous pouvez « jouer des scénarios » afin d’anticiper un changement (de volume de contentieux entrants, d’organisation...) ou de rechercher la manière d’atteindre au mieux vos objectifs.

Il vous est possible de modifier simultanément un ou deux paramètres en fonction de la simulation que vous souhaitez effectuer.

A-JUST vous propose, si vous le souhaitez, de créer, importer ou gérer des référentiels de temps moyen accessibles uniquement aux utilisateurs de votre juridiction ayant des droits sur la section et la catégorie d'agents concernés.

Vous pouvez accédez à l'interface en cliquant sur "Outils / Référentiels de temps moyens" dans le menu général de l'application, à gauche de votre écran.

Vous pourrez également y accéder directement depuis le cockpit en sélectionnant "Comparer" puis "Personnaliser" et "Référentiel de temps moyen" puis "Créer un référentiel".

Chaque référentiel est propre aux magistrats ou au greffe et peut être renseigné pour tout ou partie des contentieux et/ou sous-contentieux.

Le renseignement d’un ou plusieurs référentiels de temps moyens par dossier offre des informations additionnelles dans le cockpit mais n’est en aucun cas une obligation ou un pré-requis au bon fonctionnement d’A-JUST. Son élaboration et son usage sont totalement à la main de l’utilisateur.

Sur cet écran de gestion des référentiels, vous pouvez :

• créer un référentiel de temps moyen pour le SIÈGE ou pour le GREFFE ;

• supprimer un référentiel ;

• importer un référentiel renseigné dans Excel ;

• télécharger un référentiel vierge.

Pour chacun de vos référentiels, vous retrouvez les informations suivantes :

• le nom ;

• la catégorie d'agents concernée ;

• la date de création ;

• la date de dernière modification ;

• le statut (local ou importé) : local indique que le référentiel a été créé par vos soins directement sur A-JUST ; le statut importé signale que le référentiel a été téléchargé dans A-JUST depuis un fichier Excel.

Vous pouvez les renommer ou les dupliquer en créant une copie d'un référentiel sélectionné (il vous est proposé avant sa duplication de donner un nom au document ainsi généré).

Vous pouvez créer un nouveau référentiel A-JUST directement dans l'outil en partant d'une base vierge ("Créer un référentiel"), en important ("Importer un référentiel") un fichier Excel ou en dupliquant un référentiel existant ("Dupliquer").

Pour supprimer un référentiel, cliquez sur la case à cocher en face de la ligne concernée puis sur "🗑️ Supprimer" dans le bandeau du haut.

Vous pouvez la télécharger en cliquant sur "Calculatrice de ventilation" dans la rubrique "Outils" en bas à gauche de votre écran.

Si besoin, n'omettez pas de cliquer sur "Activer les modifications".

Choisissez l'onglet Magistrats / Fonctionnaires

Renseignez le temps de travail de l'agent, en pourcentage d'un temps plein (par exemple 100% pour un agent travaillant à temps plein, ou 50% pour un agent travaillant à mi-temps)

Choisissez de raisonner :

• en temps réel passé sur une activité, juridictionnelle ou non

• ou en temps consacré à des tâches périodiques (ex. audiences)

Saisissez :

1. le temps passé dans la case jaune

2. puis sélectionnez l'unité

3. et la fréquence.

A-JUST calcule automatiquement le pourcentage de son temps de travail consacré à cette activité : vous n'avez plus qu'à le reporter dans la fiche individuelle de l'agent concerné pour ventiler son temps de travail.

A l'inverse, le troisième onglet "Reconvertir un pourcentage" vous permet de déterminer, pour un magistrat ou un fonctionnaire, à quel volume horaire correspond un pourcentage donné de son temps de travail.

En lien avec la création d'A-JUST CA pour le pilotage des CA juridictions, nous vous proposons une méthode alternative pour le renseignement des indisponibilités des placés.

Cette méthodologie est indicative et dépendra des consignes communiquées sur ce point au sein de la cour d'appel de votre ressort.

Si la cour souhaite que vous procédiez à la saisie des indisponibilités des placés affectés dans votre juridiction, consultez notre guide dédié au renseignement des indisponibilités.

Dans le cas où la cour fait le choix de renseigner elle-même les absences de leurs effectifs placés durant leurs délégations dans les TJ de leur ressort, nous vous invitons à renseigner uniquement, de date à date, les périodes de présence effective des agents placés au sein de votre TJ afin de vous permettre de garder une vision fine et précise des effectifs ayant effectivement concouru au traitement de l'activité de votre juridiction à une date choisie ou sur une période.

Comme illustré par l'exemple ci-dessus, vous pouvez donc saisir uniquement les périodes durant lesquelles le placé a été EFFECTIVEMENT présent dans leur juridiction.

Les premières tuiles de l'écran du panorama synthétisent les actions effectuées dans l'onglet "ventilateur" en termes de distribution des effectifs.

I. La composition des effectifs :

1) Cet espace reprend la répartition de vos effectifs à la date du jour : ici, 126 magistrats du siège représentant 120,25 équivalents temps plein travaillés, eux-mêmes décomposés en trois catégories : titulaires, placés et contractuels. Les mêmes informations sont disponibles pour les fonctionnaires et l’équipe autour du magistrat.

2) Vous pouvez ici renseigner la CLE pour la comparer à votre situation actuelle.

3) Ce tuile affiche le taux de ventilation des activités de vos agents : vous retrouvez le pourcentage de fiches pour lesquelles des agents ont été affectés à des contentieux ou sous-contentieux. Ici, par exemple, les activités de 99,21 % des magistrats du siège ont été ventilées sur les différents contentieux, contre 43,07 % des fonctionnaires. Cet écran vous permet de visualiser et de prioriser les tâches d'actualisation à effectuer, pour vous ou vos équipes. Plus ces données sont complètes et à jour, plus vous disposerez d’une vision précise et fine de la mobilisation de vos RH selon vos choix de juridiction.

II. Les changements dans les effectifs :

La tuile “changement dans mes effectifs” récapitule, sur la base des données renseignées dans le "ventilateur", les arrivées, départs ou indisponibilités affectant ou ayant effectué vos effectifs au cours des 15 derniers et 15 prochains jours.

Pour affiner le suivi de vos effectifs, vous pouvez donc pré-renseigner dans la fiche de vos agents une date prévisionnelle de départ ou de retour d’indisponibilité dès qu'elle est connue et la modifier ultérieurement si vous découvrez à l’ouverture de votre panorama qu’elle a finalement évolué.

Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur « Ajouter un agent ».

Plusieurs informations doivent être renseignées :

• Prénom – NOM, à saisir directement en haut de l’écran ;

• Date d'arrivée dans la juridiction, c’est-à-dire la date de prise de fonctions, en haut à droite ;

• Date de départ, si connue ;

• Catégorie : magistrat, agent du greffe, membre de l'équipe autour du magistrat ;

• Fonction : 1er VP, MTT, A, B greffier, A placé, vacataire, etc. ;

• Temps de travail : temps plein (100%) ou temps partiel (par ex. 50 ou 80 %). Pour les contractuels et vacataires, une calculatrice vous permettra de calculer l'ETPT de l'agent, en pourcentage d'un temps plein, en fonction du nombre de vacations ou d'heures effectuées ;

• Répartition du temps disponible, c'est-à-dire le pourcentage du temps de travail consacré à chacun des contentieux ou sous-contentieux traités par l'agent. Dans la rubrique « autres activités » vous pourrez indiquer la proportion de temps consacré aux activités non-juridictionnelles (par exemple : formation continue, soutien, accès au droit, accueil du justiciable...) ou, pour les fonctionnaires, aux activités ne correspondant pas à des attributions juridictionnelles des magistrats du siège (CPH, parquet...) ;

• « Situation à prendre en compte à compter du », c’est-à-dire la date de prise d'effet de la situation créée, correspondant généralement, pour une 1ère situation, à la date de prise de fonctions ;

• « Indisponibilités » correspondant, le cas échéant, à une situation affectant temporairement le temps réel de travail de l'agent au profit de la juridiction. Par exemple une décharge syndicale, un temps partiel thérapeutique, un congé longue maladie… A-JUST l’imputera automatiquement au calcul de l’ETPT de l'agent concerné.

En cas d'erreur de saisie, vous pouvez corriger a posteriori une fiche existante : cliquez sur la fiche de l'agent concerné.

• Pour modifier les informations générales :

Vous pourrez modifier les nom, prénom, matricule et date d'arrivée ou de départ de la juridiction en saisissant les nouvelles valeurs directement dans les champs concernés.

• Pour corriger la « situation administrative » (fonction, temps de travail) ou la répartition actuelle, passée ou future du temps de travail :

🔍 Cliquez sur « Corriger cette situation » ou « Ajouter une indisponibilité » (cf : Renseigner les indisponibilités) selon l'action désirée

• Pour enregistrer une nouvelle situation ou répartition du temps de travail, étape nécessaire à l'historisation des différentes affectations de l'agent et à la justesse des calculs d'ETPT en cas de changement dans la situation ou les affectations de l'agent, vous pouvez vous référer à la section « Enregistrer une nouvelle situation »

Le mode de remplissage des feuilles de temps est similaire à celui proposé par A-JUST dans le ventilateur : renseignez la situation administrative, le temps de travail et répartissez l'activité en fonction des différents sous-contentieux en veillant à ne pas dépasser les 100%.

1. Renseignez la catégorie de l'agent (magistrat, greffe, autour du magistrat), son nom et prénom, et sa fonction. Indiquez ensuite si l'agent est à temps partiel ou à temps complet, puis le pourcentage de temps de travail ;

2. Saisissez la répartition des activités de vos agents en pourcentage, au niveau des sous-contentieux. A-JUST calcule ensuite le total au niveau du contentieux. Bénéficiez enfin de la calculatrice de ventilations si vous avez besoin d'aide ;

3. Veillez à atteindre 100% : même si un agent travaille à temps partiel (80% par ex), 100% de son temps de travail doit être ventilé.

La majorité de vos données d'activité - 84% à l'heure actuelle - sont déjà disponibles dans A-JUST. Par conséquent, il n'est pas indispensable de procéder à leur complétion pour commencer à utiliser les fonctionnalités de l'outil. Pour autant, cela peut s'avérer utile voire nécessaire dans le cadre du pilotage de votre juridiction, par exemple si vous souhaitez travailler sur un contentieux spécifique.

Pour vous donner une première indication sur la qualité des données pré-alimentées dans votre espace A-JUST et vous guider dans la complétion et la vérification de certaines d'entre elles, nous leur avons attribué l’un des deux statuts : "à compléter" ou "à vérifier".

Indépendamment de ces actions recommandées, vous avez la possibilité d'A-JUSTer chacune des valeurs à partir de données locales que vous considéreriez plus justes.

Voici comment identifier, à l'aide de ces indications visuelles, les actions à effectuer sur l'écran des données d'activité :

- "À compléter" signale les sous-contentieux pour lesquels nous ne sommes pas encore parvenus à obtenir la donnée par extraction de vos logiciels métier. Nous les désignons comme à compléter en les encadrant en bleu. Cliquez sur "À compléter" pour accéder à l'écran de saisie et y modifier la donnée concernée. Saisir une valeur améliorera votre score de complétude dans l'objectif d’atteindre 100% des données attendues pour bénéficier de projections/simulations totalement rigoureuses.

- "À vérifier" signale les données d’entrées, de sorties ou de stock pour lesquelles les données pré-alimentées méritent vérification. Nous désignons la valeur à vérifier en l’encadrant en jaune. Cliquez sur "À vérifier" pour effectuer vos modifications dans l'écran de saisie. Une donnée fiabilisée vous permet de réaliser des projections/simulations au plus proches des réalités de votre juridiction.

- Une donnée en noir, sans autre mention, indique qu’il existe une requête pour ce sous-contentieux et que la donnée pré-alimentée est généralement assez conforme aux constats des juridictions utilisatrices d’A-JUST : aucune action particulière n’est donc a priori nécessaire de votre part (même si vous constatez quelques dossiers d’écart). Vous avez bien sûr la possibilité de la rectifier si vous le souhaitez en cliquant sur « A-JUSTer » pour accéder à l'écran de saisie.

Une fois sur l'écran de saisie, vous pouvez librement consulter, confirmer, compléter ou A-JUSTer toutes vos données d'activité !

De la même manière que pour une simulation avec des données pré-renseignées, vous pouvez ajuster cette trajectoire en fonction des hypothèses que vous envisagez pour votre juridiction ou des scenarios que vous souhaitez jouer (augmentation ou diminution des entrées ou des sorties, de vos ETPT, du temps moyen par dossier, fixation d’un objectif de résorption de stock, du taux de couverture ou du DTES...).

Quel que soit le scenario choisi, vous pourrez ainsi mesurer l’impact des changements recherchés, attendus ou redoutés.

Vous pouvez ajuster jusqu’à deux paramètres pour cumuler les effets envisagés de deux types de modifications, par exemple : déterminer le meilleur moyen d’obtenir un taux de couverture à 100% avec une augmentation ou une diminution de vos ETPT.

Suivant le scenario que vous voulez jouer, (par exemple, un objectif de diminution du stock), vous pourrez choisir de lancer l’hypothèse à ETPT constants ou à temp moyen par dossier constant. Les résultats de la simulation seront adaptés en conséquence.

La situation simulée (une projection en fonction des paramètres ajustés ) apparaît sur l’écran du dessous.

Vous avez ensuite la possibilité de projeter les effets du changement d’un ou plusieurs paramètres.

Pour procéder à la simulation, vous pouvez ajuster un ou deux paramètres de votre choix en cliquant sur le bouton « Ajuster » situé sous les valeurs à faire varier.

Les ajustements peuvent être de deux natures selon les paramètres que vous ferez varier :

• soit l’application d’une valeur moyenne (entrées ou sorties mensuelles, ETPT) qui sera considérée comme constante sur toute la période.

Par ex. « Je veux voir quel sera mon DTES au 30 juin si mes entrées (ou mes ETPT) sont en moyenne de XXX entre le 1er janvier et le 30 juin. »

• soit la fixation d’une valeur (un objectif) à atteindre à la date de fin.

Par ex. : « Je veux connaître les effectifs à mobiliser sur ce contentieux dès le 1er janvier pour réduire mon stock de 20% au 30 juin ».

Dès que vous avez renseigné et validé les valeurs du ou des paramètres que vous souhaitez ajuster, vous pouvez lancer la simulation en cliquant sur « Simuler ».

A-JUST vous demandera, lorsque c’est nécessaire, les hypothèses que vous souhaitez appliquer aux calculs qui seront effectués.

Choisissez alors par exemple si vous souhaitez effectuer une simulation « à temps moyen par dossier constant » afin de déterminer l’effectif nécessaire pour atteindre l’objectif défini ou si vous préférez effectuer la simulation « à ETPT constant » pour connaître le temps moyen par dossier nécessaire à l’atteinte du même objectif.

A la différence du simulateur avec données pré-alimentées, dont les projections sont effectuées automatiquement à partir des données d’activité et d’ETPT renseignées dans le ventilateur et l’écran de données d’activité selon la nomenclature de contentieux et sous-contentieux d'A-JUST, la simulation SANS données pré-alimentées vous offre la capacité de projeter toutes vos hypothèses, en renseignant librement les données d’effectifs et d’activité que vous souhaitez ponctuellement utiliser pour mesurer l’impact d’un changement à venir.

Cette option du simulateur vous permet d’effectuer des projections et de jouer des scenarii sur des activités qui ne sont pas recensées en tant que telles dans A-JUST, par ex. :

- des activités administratives ou relevant du soutien (gestion des scellés par ex.)

- ou des contentieux qui ne seraient pas isolés spécialement dans A-JUST.

Aucune pré-alimentation n’est effectuée et vous devez donc renseigner les données d’effectifs et d’activité correspondantes.

Exemple 1 : Décharge syndicale sur l’année

💡 Les dates de fin des décharges syndicales étant connues, n'hésitez pas à renseigner immédiatement la date de fin du mandat. En cas de renouvellement, vous pourrez très simplement modifier la date de fin pour prolonger la période d'indisponibilité.

Exemple 2 : Temps partiel thérapeutique sur une partie de l'année

Exemple 3 : Temps partiel et indisponibilités

Exemple 4 : Indisponibilité de 100% sur une période

Exemple 5 : Indisponibilité ne générant pas d'ETPT (CLD, détachement…)

1. Choisir une date (par exemple celle de la prise d’effet envisagée pour la modification) et une catégorie d’agents (que vous pouvez filtrer par fonction afin de ne visualiser, par exemple, que les vice-présidents ou les greffiers) et/ou par contentieux sur lequel les agents que l’on souhaite sélectionner sont actuellement mobilisés. Il est également possible de trier les agents en fonction de leur taux d'affectation dans un contentieux précis, en cliquant sur l’icône « tri » située sous le nom du contentieux concerné.

2. Vous pouvez isoler les fiches des agents pour lesquels vous envisagez une modification. Sélectionnez-les un à un en cliquant sur le petit carré situé en haut à gauche de chaque fiche, puis cliquez sur « isoler ». Seules les fiches sélectionnées restent alors apparentes.

3. Option : vous pouvez renseigner un ETPT cible de votre choix ou déterminé à l’issue d’une simulation. Il vous permettra de comparer les modifications effectuées à votre cible.

4. Modifiez les ventilations existantes, de la même manière que dans le ventilateur, afin de simuler la nouvelle organisation. Si le taux d’affectation dépasse 100%, ce qui peut se produire au cours d’ajustements successifs, la barre de progression apparaît en rouge afin de vous le signaler. Les fiches des agents dont les ventilations ont été modifiées apparaissent sur fond clair pour vous permettre de les identifier facilement.

1. Vous pouvez suivre les compteurs, qui vont évoluer au fil de vos modifications pour chaque contentieux affecté par les changements.

La section « Compteurs », qui peut être apparente ou repliée au choix de l’utilisateur, affiche, pour chaque contentieux, deux indicateurs issus du calculateur : le Taux de couverture et le DTES.

1. Exportez en PDF le résultat de vos simulations si vous souhaitez les enregistrer sur votre ordinateur ou les partager. Seules les fiches des agents dont les ventilations ont été modifiées seront exportées, avec la visualisation de leur situation, avant et après les ajustements opérés.

⚠️ Les simulations effectuées dans cette section n’entraînent aucune modification des données enregistrées dans le ventilateur.

Si vous souhaitez mettre en œuvre les modifications projetées, il vous appartient de les enregistrer à leur date de prise d’effet dans la fiche individuelle de chaque agent du ventilateur, ce qui permet de s’assurer qu’aucune simulation ne soit par erreur entérinée sans avoir été validée.

L'écran de saisie, accessible depuis l'écran de synthèse en cliquant sur le menu déroulant d'un contentieux puis sur un sous-contentieux, vous permet de visualiser, pour l’ensemble des sous-contentieux composant un contentieux, les données d’entrées, de sorties et de stock disponibles, en mettant en regard les valeurs pré-alimentées ("logiciel") et vos données A-JUSTées.

Par défaut, les données "logiciel" sont reportées en noir dans la colonne "données A-JUSTées".

Pour modifier une donnée renseignée par défaut ou compléter une donnée n'ayant pas pu être pré-alimentée, il vous suffit de cliquer dans la case correspondante de la colonne des données "A-JUSTées" et de saisir la valeur qui vous semble plus juste.

Une fois la nouvelle valeur saisie, les totaux sont automatiquement recalculés dès que vous cliquez sur "entrée" ou que vous changez de case. Vous pouvez naviguer de case en case en utilisant la touche tabulation.

Pour valider une donnée indiquée comme "à confirmer" (sur fond jaune), il vous suffit de cliquer sur le mot "Confirmer".

Une fois les données modifiées, confirmées et/ou complétées, les fonds de couleur disparaissent : la police d’une donnée "A-JUSTée" apparaît en bleu, alors que la donnée "logiciel" reste noire, de même pour le pictogramme.

Le cockpit et le simulateur fonctionneront sur la base des données apparaissant dans les colonnes "données A-JUSTées", que vous les ayez modifiées/complétées ou qu'elles y aient été reportées par défaut.

Lorsque vous modifiez les entrées ou les sorties d’un mois, le stock de fin de ce mois se recalcule automatiquement à partir :

• du stock du mois précédent

• des entrées "A-JUSTées" le cas échéant

• des sorties "A-JUSTées" le cas échéant.

Dès lors que le stock d’un mois a été recalculé, il apparaîtra en bleu dans la colonne « stock A-JUSTé » : même sans action ultérieure de votre part, le stock A-JUSTé de tous les mois suivants se recalculera à partir de cette valeur, pour tenir compte des modifications que vous avez effectuées.

Les tool tips disponibles au survol sur les données bleues vous aideront à identifier si la valeur de stock a été recalculée ou A-JUSTée manuellement (la donnée reste alors de surcroît soulignée en bleu).

Sur cet écran, vous pouvez choisir de naviguer mois par mois, pour plus de fluidité dans vos opérations de complétion ! À chaque fois, avant de passer au mois précédent ou au mois suivant, il vous sera proposé de sauvegarder votre progression. Une bulle de confirmation vous informe qu’une donnée d’activité a été renseignée pour un mois concerné.

Une fois tous vos A-JUSTements réalisés, vous retrouverez sur l'écran de synthèse les valeurs figurant dans les colonnes des données "A-JUSTées" de l'écran de saisie. Les entrées, sorties et stocks modifiés par vos soins ou recalculés sont signalés en bleu et la police reste noire pour la donnée n'ayant pas été retouchée.

Passer votre souris sur une donnée modifiée (bleue) vous permettra de savoir par qui et quand cette valeur a été saisie ou si elle a été recalculée.

Vous pouvez téléverser à tout moment dans l'espace A-JUST de votre juridiction un référentiel déjà existant au format Excel mis à votre disposition dans "Télécharger un référentiel vierge" : cliquez pour cela sur "Importer un référentiel" dans l'écran "Référentiels de temps moyens" de la rubrique "Outils" du menu principal de gauche. Il peut s'agir :

• d'un référentiel exporté d'A-JUST ou transmis par une autre juridiction :

• d'un modèle de référentiel que vous aurez préalablement téléchargé depuis A-JUST pour le renseigner ou le faire renseigner sous Excel et que vous souhaitez, après modification, importer dans l'espace de votre juridiction.

Vous pouvez obtenir le modèle vierge de référentiel de temps moyens, alimentable et modifiable sous Excel, dans "Outils > Référentiels de temps moyens > Télécharger un référentiel vierge" en haut à droite de l'écran. Pour pouvoir l'importer ensuite dans A-JUST, le format du fichier renseigné devra strictement respecter la mise en forme de ce modèle.

Pour réaliser l'import :

• renseignez le nom que vous souhaitez donner à ce nouveau référentiel et précisez si les temps moyens enregistrés concernent les magistrats du siège ou les agents du greffe ;

• sélectionnez le fichier Excel à importer sur le disque dur de votre ordinateur en cliquant sur "Choisir un fichier" ;

• cliquez sur "Importer" pour le retrouver immédiatement dans la liste de vos référentiels de temps moyens, à disposition pour toute comparaison que vous souhaiteriez ensuite effectuer dans le .

Les référentiels importés sont distingués par une pastille verte "Importé" dans la colonne "Statut".

En complément des données brutes, constituées de moyennes (sauf pour le stock, qui est celui de fin de période), les graphiques vous restituent plus finement l'évolution de l'activité de votre TJ durant la période sélectionnée.

Pour chaque contentieux et catégorie d'agent, vous retrouvez :

• L'évolution du DTES, qui vous permet de visualiser l'état du délai théorique d'écoulement des stocks au début et à la fin de la période choisie. Lorsque l'histogramme droit (fin de période) est plus petit que l'histogramme gauche (début de période), c'est que le DTES a diminué dans la juridiction.

• Le taux de couverture moyen sur la période est le ratio des sorties moyennes sur les entrées moyennes pour la période. En affichant le détail, vous pouvez affiner et comparer les taux de couverture en début de période et en fin de période.

• L'état du stock à la fin de la période sélectionnée. Lorsque vous cliquez sur "voir les détails", A-JUST affiche la courbe d'évolution du stock durant la période que vous avez choisie, vous permettant ainsi de visualiser ses évolutions mensuelles, en complément des valeurs de début et de fin de période qui sont reportées au-dessous du graphique.

• Les entrées et sorties moyennes sur la période : il s'agit du nombre d'entrées ou de sorties pour chaque mois rapporté au nombre de mois de la période sélectionnée. En cliquant sur "voir les détails" vous pouvez afficher également les valeurs des entrées et sorties en début et en fin de période, et visualiser, en complément de la moyenne représentée par un histogramme, leur évolution au cours de la période.

• L'ETPT moyen sur la période pour le siège, le greffe et l'équipe autour du magistrat en fonction des données renseignées dans le ventilateur. Dans les détails, vous observez, outre l'effectif moyen (en ETPT) affecté à chaque contentieux sur la période, représenté par l'histogramme coloré, les variations précises de vos effectifs au cours de la période sélectionnée.

• Le temps moyen par dossier observé : le calcul de cette est fonction du type d'agent sélectionné (magistrat du siège ou fonctionnaire de greffe). Il correspond au temps moyen qui a été nécessaire à la sortie d'un dossier par cette catégorie d'agent au cours de la période sélectionnée, en fonction des sorties mensuelles constatées et du nombre d'ETPT affectés à ce contentieux au cours des 12 mois précédents. Cette moyenne est calculée sur la base des données d'effectifs et d'activité renseignées dans A-JUST pour les douze derniers mois glissants. Pour plus de détails, la formule est accessible

Lorsque vous choisissez "Créer un référentiel", il vous est d'abord proposé de lui donner un nom puis de choisir une catégorie d'effectif : SIÈGE ou GREFFE.

Ce choix vous permettra de sélectionner ensuite le référentiel en sachant s'il s'agit de temps moyens par dossier enregistrés pour le greffe ou pour les magistrats du siège. Au sucroît, il permet d'automatiser les calculs de correspondance entre le nombre de dossiers par jour ou par mois et le temps moyen consacré à chaque dossier en tenant compte du temps de travail respectif de chaque catégorie d'agent (208 jours par an et 8h par jour pour le SIÈGE / 1607 heures par an et 7h par jour pour le GREFFE).

Vous pouvez saisir, au choix, le temps consacré au traitement d'un dossier du contentieux ou sous-contentieux concerné ou le nombre de dossiers susceptibles d'être traités par heure ou par mois. A-JUST calcule les autres valeurs à partir de celles que vous avez saisies.

Une fois les éléments qui vous intéressent saisis dans l'écran, cliquez sur "Enregistrer" et retrouvez votre référentiel dans la liste des référentiels existants. Les référentiels ainsi créés sont distingués par une pastille bleue "local" dans la colonne "Statut".

Cliquez sur le nom d'un référentiel pour l'ouvrir et le consulter ou le modifier.

Vous pouvez "Annuler" ou cliquer sur "Retour" afin de revenir sur l'écran précédent en cas de mauvaise saisie ou de sélection erronée d'un référentiel.

Vous pouvez également "Exporter sous Excel" le référentiel ainsi alimenté pour en partager les données au sein de votre juridiction, avec une autre juridiction voire le compléter sous Excel afin de l'importer à nouveau sur A-JUST.

Dans l'écran de gestion des référentiels, vous pouvez choisir dun fichier. Cela vous permet de créer un référentiel à partir de notre modèle Excel vierge ou d'ajouter un référentiel déjà créé sur cette base, qui vous aurait été transmis, par exemple, par une autre juridiction.

Le simulateur restitue alors les indicateurs résultant du scénario que vous avez sélectionné, à la date de fin de la période choisie, en précisant leur évolution par rapport à la date de début.

Dans cet exemple, on note qu’une diminution du stock à 5000 dossiers, à temps moyen par dossier constant, nécessiterait une augmentation du nombre d’ETPT de magistrats à 12.8, effectif permettant de traiter 678 dossiers par mois avec un taux de couverture de 133% et un DTES en baisse de 32,32%, ramené à 7,37 mois.

Sur la période sélectionnée, les indicateurs ci-dessous mettent en regard la situation « projetée » (celle dans laquelle rien ne changerait) et la situation « simulée » (celle résultant du scenario joué).

Si vous souhaitez effectuer une nouvelle simulation, sur la même période et le même contentieux, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Réinitialiser ».

Pour jouer un scénario différent, sur une autre catégorie d'agents, un autre contentieux ou une autre période, vous pouvez cliquer sur le bouton « Tout réinitialiser ».

Pour vous permettre de jouer librement des scenarii sur les activités de votre choix, aucune pré-alimentation n’est effectuée : vous devez donc renseigner les données d’effectifs et d’activité correspondantes.

Comment procéder ? C’est très simple.

Pour initier une simulation sans données pré-alimentées par A-JUST, il vous faut :

• sélectionner le type d’effectifs sur lequel vous souhaitez travailler (magistrats du siège ou greffe) ;

• déterminer une date de fin de période, c’est à dire la date du futur sur laquelle vous souhaitez vous projeter ;

• nommer votre simulation : c’est facultatif mais ça vous permettra de bien vous rappeler du champ sur lequel vous avez travaillé, notamment si vous enregistrez les résultats de votre simulation en PDF sur votre ordinateur.

Il vous reste à renseigner les données relatives à la situation actuelle : tous les champs ne sont pas à alimenter, vous les adapterez à votre connaissance de la situation actuelle du service ou aux besoins de votre simulation.

Dès lors que suffisamment de champs sont renseignés pour permettre à l’algorithme d’effectuer les calculs utiles, les champs non renseignés (par ex. taux de couverture/DTES ou TMD) se remplissent automatiquement et vous pouvez "valider" pour figer cette situation de départ ou sur « effacer » si vous souhaitez la modifier. Une petite astuce : pour calculer les entrées/sorties moyennes mensuelles, faites le sur une période relativement longue, idéalement de plusieurs mois voire une année, pour qu’elles soient les plus représentatives possibles et, notamment, effacent les effets saisonniers, des vacations par exemple.

Une fois que vous avez cliqué sur « valider », vous obtenez une projection de la situation prévisible de ce service ou contentieux à la date de fin de la période sélectionnée, si rien ne change dans la juridiction. Vous avez ainsi une idée de la trajectoire de ce service ou de ce contentieux sur la période considérée et pouvez identifier d’éventuelles difficultés à anticiper.

Dans notre hypothèse de démonstration, nous avons envisagé une diminution des effectifs et, en parallèle, une augmentation des entrées mensuelles moyennes. Les sorties sont automatiquement recalculées, de même que l’état du stock, le taux de couverture et le DTES.

Trois instruments d'analyse sont disponibles :

• les évolutions du délai théorique d’écoulement des stocks : il s’agit d’une analyse comparative des données renseignées sur la situation initiale (à date du jour), de la situation projetée à la date de fin de période sélectionnée (c’est à dire si rien ne change dans le service) et de la situation simulée (c’est-à-dire la situation projetée, ajustée en fonction des changements à anticiper).

• les changements éventuels du temps moyen par dossier, soit l’évolution du temps passé par dossier des différentes situations (initiale, projetée, simulée) ;

• les modifications du taux de couverture entre la situation projetée (c’est à dire à la fin de la période sans changement) ou simulée (avec des paramètres ajustés).

Vous pouvez commenter vos simulations pour les contextualiser et les sauvegarder en cliquant sur « exporter en PDF ».

Pour jouer d'autres scenarios sur les mêmes données initiales, cliquez sur "Réinitialiser les ajustements".

Pour effectuer une nouvelle simulation avec d'autres données ou sur une autre période, cliquez sur « Tout réinitialiser » : il vous faudra renseigner les nouvelles données de référence.

A-JUST vous permet, comme pour les autres activités non-juridictionnelles, de saisir un pourcentage de temps de formation dans la rubrique "Formations suivies" de l'item générique "Autres activités" d'A-JUST. Cela vous permet notamment d'éviter de saisir chaque année le temps passé en formation quand celui-ci reste fixe, comme c'est souvent le cas pour les magistrats (en général 1 semaine par an, soit 2,4% d'un temps plein).

Pour ce faire, il vous suffit de convertir, via notre calculatrice d'ETPT, la durée de formation prévisible ou moyenne en pourcentage d'activité.

Il existe toutefois plusieurs modalités de saisie alternatives des formations, notamment si vous préférez les renseigner de date à date et non en pourcentage, afin d'obtenir un ETPT plus juste et/ou visualiser concrètement quelles sont les périodes d'absence pour formation de chaque agent.

Point d'attention sur les stages probatoires :

Selon les préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ, les stages probatoires effectués dans d'autres juridictions ne rentrent pas dans le cadre des formations (soutien) et doivent être reportées en action 99 dans les déclaratifs d'ETPT.

Il convient dès lors de les renseigner dans A-JUST de date à date comme une indisponibilité (en sélectionnant ce motif dans le menu déroulant de la rubrique "Indisponibilités"). Les ETPT correspondants seront alors automatiquement calculés et reportés en action 99 dans l'extracteur d'ETPT d'A-JUST.

Découvrez en quelques étapes simples comment préparer dès maintenant votre collecte d'ETPT dans le cadre des dialogues de gestion 2025.

1. Renseignez la situation administrative et l'affectation de vos agents au premier janvier 2024 et pour l'année entière directement dans A-JUST : chaque fiche ne vous prendra que quelques minutes à ventiler.

Si vous avez déjà renseigné dans A-JUST la situation de l'ensemble de vos effectifs pour l’année N-1 ou l'année en cours, actualisez les fiches en ajoutant, au fil de l'eau ou rétrospectivement, de nouvelles situations pour tous les changements d'affectation ou de temps de travail et en créant les éventuelles indisponibilités rencontrées.

1. Indiquez les arrivées et les départs en cours d'année : créez les fiches de vos nouveaux agents (dont les placés et les vacataires), ajoutez une date de départ aux fiches de ceux ayant quitté la juridiction avant la fin de l'année.

2. Ajoutez les situations d'indisponibilités pour tous vos agents en veillant à ventiler leur activité y compris durant leurs périodes d'absence (comme s'ils avaient été présents) pour que nous puissions effectuer les calculs nécessaires.

Une fois ces étapes réalisées, l'outil vous permet d'extraire vos ETPT dans un format directement adapté aux dialogues de gestion. Ce sera un temps précieux gagné lors de la préparation des déclaratifs d'ETPT. Tous les calculs (en fonction des arrivées/départs/changement de temps administratif de travail et/ou d'affectation/indisponibilités en cours d'année) seront opérés automatiquement.

SOCIAL :

• DÉPARTAGE PRUD'HOMAL

JCP :

• PROTECTION DES MAJEURS

• INJONCTIONS DE PAYER

• SAISIE DES RÉMUNÉRATIONS

JNS :

• CONTENTIEUX GÉNÉRAL < 10.000 €

PENAL :

• COUR D'ASSISES HORS JIRS

• OP CONTRAVENTIONNELLES

• COUR D'ASSISES JIRS

• COLLÉGIALES JIRS CRIM-ORG

• COLLÉGIALES JIRS ECO-FI

• COLLÉGIALES AUTRES SECTIONS SPÉCIALISÉES

JI :

• SERVICE GÉNÉRAL

• ECO-FI HORS JIRS

• JIRS ÉCO-FI

• JIRS CRIM-ORG

• AUTRES SECTIONS SPÉCIALISÉES

AUTRES ACTIVITES :

• SOUTIEN (HORS FORMATIONS SUIVIES)

• FORMATIONS SUIVIES

• FORMATIONS DISPENSÉES

• ACCÈS AU DROIT ET À LA JUSTICE

• CSM (magistrats)

• FONCTIONNAIRES AFFECTES AU CPH (fonctionnaires de greffe)

• FONCTIONNAIRES AFFECTES AUX ACTIVITES CIVILES ET COMMERCIALES DU PARQUET (fonctionnaires de greffe)

• FONCTIONNAIRES AFFECTES A L'EXECUTION DES PEINES (fonctionnaires de greffe)

• AUTRES FONCTIONNAIRES AFFECTES AU PARQUET (fonctionnaires de greffe)

*Nous mettrons à jour cette liste en fonction des évolutions éventuellement apportées par la cellule contrôle de gestion de la DSJ.

1. Au printemps 2025, avant de télécharger votre extraction d'ETPT pour l'année 2024, n'hésitez pas à vérifier sur A-JUST que :

   1. Tous vos agents présents en 2024 dans votre juridiction sont enregistrés dans A-JUST et que les départs éventuels ont bien été saisis ;

   2. Tous vos agents sont ventilés à 100% de leur activité. Cette information est disponible dans le ventilateur, en consultant le taux d'affectation du temps disponible : il doit être à 100% ;

   3. Toute l'activité a été ventilée au niveau des sous-contentieux si nécessaire ;

   4. Toutes les situations d'indisponibilités ont bien été saisies et que chaque situation d'absence fait l'objet d'une ventilation de l'activité qui aurait été effectuée si l'agent avait été présent.

Nul besoin de multiplier les fiches : si un greffier change de catégorie (pour passer de B à A par exemple) , alors il n'est pas utile de créer une seconde fiche : renseignez directement une "nouvelle situation" dans sa fiche actuelle en cliquant sur le bouton dédié.

Avant d'aborder le sujet des changements de fonctions à proprement parler, rappelons qu'il est nécessaire de créer des fiches distinctes dès lors qu'un agent est ponctuellement présent dans votre juridiction pendant des périodes qui ne se succèdent pas directement : par exemple pour un placé ou un vacataire qui intervient quelques semaines/mois en cours d'année, quitte la juridiction puis y revient ponctuellement sur une autre période.

A la marge, certains changements de fonction vont, de la même manière, nécessiter la création d'une nouvelle fiche agent A-JUST pour une même personne.

Indépendamment du temps administratif de travail (temps plein ou temps partiel), les "indisponibilités" désignent des situations ponctuelles susceptibles d’affecter le temps réel de travail de l’agent au profit de la juridiction :

• décharge syndicale

• utilisation d’un compte épargne temps

• congé longue maladie

• temps partiel thérapeutique

• mise à disposition

• autorisation absence spéciale COVID

• congés maladie ordinaire

• congé paternité/maternité/adoption

• congé parental < 6 mois

• congé de formation

• autre indisponibilité.

Vous pouvez également renseigner une indisponibilité par anticipation, de manière prévisionnelle, et la modifier en cas de besoin pour renseigner la date de fin réelle. Cela vous permettra notamment un meilleur pilotage prospectif de votre juridiction. --> Dans cette hypothèse, A-JUST recalculera automatiquement l'ETPT de l'agent concerné à compter de la date pré-renseignée : n'oubliez donc pas de la corriger en cas de changement !

À la différence de la comparaison avec une période du passé, cette fonctionnalité vous permet de visualiser quels auraient pu être vos indicateurs en appliquant, aux dossiers dont la juridiction a été saisie et aux effectifs réellement affectés durant la période choisie, des temps moyens de référence différents de ceux constatés.

A-JUST vous permet de créer, importer et gérer des référentiels pour vous comparer à ceux-ci. Découvrez comment créer un référentiel en cliquant ici.

Sur la base du référentiel que vous aurez ainsi renseigné, A-JUST estime les sorties qui auraient été possibles durant la période choisie, en fonction des effectifs mobilisés sur le contentieux considéré.

Le taux de couverture (sorties possibles sur entrées moyennes de la période) et le DTES (stock à la fin de la période sur sorties possibles) afférents sont ensuite calculés sur cette base.

Dans cet écran, vous pouvez donc apprécier l'écart entre les indicateurs de la période que vous avez sélectionnée dans le cockpit, rappelée en haut de l'écran, et ceux calculés sur la base du référentiel de temps moyens que vous avez choisi d'appliquer.

La variation entre les indicateurs réels (représentés par l'histogramme droit) et possibles (représentés par l'histogramme gauche) est exprimée en pourcentage pour chacun des contentieux et sous-contentieux.

Quatre axes d'analyse vous sont fournis :

• Le temps moyen par dossier : vous permet d'apprécier l'écart entre celui issu de votre référentiel et celui de la période de référence. Une flèche verte indique un temps moyen sur la période sélectionnée inférieur à celui du référentiel. Quand il est supérieur à ce référentiel, il est signalé par une flèche rouge.

• Le DTES (délai théorique d'écoulement des stocks) : grâce au comparateur, vous visualisez la différence entre le DTES de votre juridiction pour la période choisie et le DTES qui aurait été possible en application du temps moyen de référence. Une flèche verte vous indique un DTES inférieur à celui issu du référentiel et le pourcentage vous permet de mesurer l'écart. Lorsque le DTES est supérieur à celui du référentiel, l'écart est signalé par une flèche rouge.

• Le taux de couverture : vous pouvez également apprécier l'écart entre le taux de couverture de la période choisie et le taux de couverture qui résulterait de l'application des temps moyens par dossier indiqués dans le référentiel. Lorsque le taux de couverture de votre juridiction, sur la période comparée, est supérieur au référentiel chargé, il est assorti d'une flèche verte. Un taux de couverture moins élevé est signalé par une flèche rouge.

• Les sorties : la comparaison vous permet d'évaluer la différence entre les sorties moyennes mensuelles de la période choisie et les sorties possibles par application du temps moyen du référentiel au volume d'ETPT affectés par la juridiction à ce contentieux durant cette période. Une flèche verte signale un nombre de sorties enregistrées par le TJ au cours de cette période supérieur au volume théorique de sorties issu de l'application du référentiel. Quand le nombre de dossiers sortis sur la période est inférieur au nombre de sorties possibles, cet écart est signalé par une flèche rouge.

Vous pouvez changer de période ou de référentiel de comparaison en cliquant à nouveau sur "comparer".

Enfin, vous pouvez retourner sur les menus précédents en cliquant sur la vue de votre choix, ou en annulant votre sélection de comparaison comme illustré dans l'écran ci-dessous.

Une fois la période de comparaison sélectionnée, A-JUST vous propose de rapprocher les indicateurs des deux périodes sur chacun des contentieux ou sous-contentieux.

Vous retrouvez à gauche, les indicateurs de la période de comparaison (celle que vous avez sélectionnée au moment de lancer la fonction de comparaison) et à droite ceux de votre période de référence (celle choisie dans le cockpit, avant de lancer la comparaison).

Pour chacun des indicateurs, la variation entre les deux période est exprimée en pourcentage. Vous obtenez :

• Le DTES (délai théorique d'écoulement des stocks) : grâce au comparateur, vous visualisez la différence entre le DTES de la période de référence et le DTES de la période de comparaison, sur la base des données renseignées dans A-JUST. Si le DTES de la période de référence est inférieur à celui de la période de comparaison, l'écart est signalé par une flèche verte. Une flèche rouge indique que le DTES de la période de référence est supérieur à celui de la période de comparaison.

• Le temps moyen par dossier : lorsque le temps moyen par dossier de la période comparée est inférieur à celui de la période de comparaison, alors cet écart est signalé par une flèche verte : cela signifie qu'il a fallu, sur les douze derniers mois, moins de temps pour traiter un dossier. Une flèche rouge indique un temps moyen supérieur à celui de la période de comparaison.

• Le taux de couverture : la fonction "comparer" permet d'apprécier la différence entre le taux de couverture de la période de référence et celui de la période de comparaison. L'augmentation par rapport à la période de comparaison est signalée par une flèche verte. Une flèche rouge indique que le taux de couverture a diminué par rapport à la période de comparaison.

• Le stock : une comparaison est effectuée entre les stocks à la fin de la période comparée et à la fin de la période de comparaison. Lorsque le stock de la fin de période comparée est inférieur à la celui de la période de comparaison, cette baisse est signalé par une flèche verte. Une flèche rouge indique que le stock à la fin de la période comparée est supérieur à celui de la période de comparaison.

• Les entrées moyennes mensuelles sont calculées pour la période comparée et la période de comparaison. Lorsque le nombre de dossiers entrants est moins élevé pour la période de référence que pour la période de comparaison, cette diminution est signalée une flèche verte. À l'inverse, une flèche rouge indique des entrées moyennes mensuelles supérieures.

• Les sorties moyennes mensuelles sont calculées pour la période comparée et la période de comparaison. Lorsque le nombre de dossiers sortis durant la période de référence est plus élevé que le nombre de sorties comptabilisées durant la période de comparaison, cet écart est signalé par une flèche verte. Une flèche rouge signale un nombre de sorties inférieur à celui de la période de comparaison.

• Les ETPT : la comparaison vous permet de visualiser l'évolution de vos effectifs entre la période de référence et la période comparée pour les magistrats du siège, du greffe et de l'équipe autour du magistrat (EAM). Une augmentation des ETPT par rapport à la période de comparaison est signalée par une flèche verte et le différentiel est restitué en pourcentage. Une diminution des ETPT est, elle, signalée par une flèche rouge.

Vous pouvez changer de période de comparaison en cliquant à nouveau sur comparer et en sélectionnant d'autres dates.

Enfin, vous pouvez retourner sur les menus précédents en cliquant sur la vue de votre choix ou en annulant votre sélection comme illustré dans l'écran ci-dessous.

🤔 Les activités de soutien :

Elles regroupent les activités support et transverses qui contribuent au fonctionnement de la juridiction : - animation de la juridiction : répartition des contentieux, planning des audiences, coordination interne des services, gestion des projets de juridiction, représentation de la juridiction, activités partenariales et institutionnelles, relations presse ; - activités des services transversaux : standard, tenue des secrétariats, service courrier, pôle numérisation et photocopies, service des archives, régies, gestion des scellés et apostilles ; - gestion des ressources humaines : évaluation des agents et fonctionnaires, recrutement et suivi des assistants de justice, entretiens de recrutement dans la magistrature, réception et encadrement des stagiaires ; - conduite du dialogue social : assemblées générales, instances paritaires ; - gestion budgétaire - gestion immobilière, sûreté et sécurité - gestion informatique et communication

🔍 Souvent, les activités de soutien font l’objet d’une appréciation globale, liée aux fonctions exercées dans la juridiction. Les chefs de juridiction, directeurs des services de greffe judiciaires ou secrétaires généraux ont ainsi souvent une activité majoritairement consacrée à ces tâches et les coordonnateurs de pôle ou chefs de service ont généralement une part de soutien supérieure à celle des agents dont les fonctions sont essentiellement juridictionnelles.

Au choix de la juridiction, la part de soutien peut donc être renseignée de façon « forfaitaire » ou calculée en fonction du temps réellement passé, par jour, semaine, mois ou année, en utilisant la calculatrice de conversion que vous trouverez dans la rubrique « outils », en bas du bandeau situé tout à gauche de l’écran.

🤔 Les formations suivies :

Les formations suivies peuvent, au choix de l'utilisateur, être englobées forfaitairement dans la rubrique soutien ou être distinguées. Elles seront en tout état de cause additionnées dans la rubrique soutien pour les dialogues de gestion.

🤔 Les formations dispensées :

Pour pouvoir alimenter les rubriques correspondantes des déclaratifs d'ETPT des dialogues de gestion, les formations dispensées doivent être distinguées, de même que les activités relatives à l'accès au droit, aux travaux du CSM et à l'accueil du justiciable (dont activité du SAUJ).

🤔 Les autres activités non juridictionnelles :

Cette sous-rubrique est destinée à couvrir des activités qui ne seraient pas isolées mais n'entreraient pas dans la catégorie du soutien au sens des dialogues de gestion.

Les ETPT afférents aux "autres activités non juridictionnelles" ne seront pas additionnés au soutien dans les extractions automatiques.

🤔 Les 4 dernières sous-rubriques :

Les sous-rubriques suivantes sont destinées à permettre le recensement des activités des agents du greffe n'ayant pas d'équivalent pour les magistrats du siège et nécessitant d'être isolées dans les déclaratifs d'ETPT des dialogues de gestion :

• les fonctionnaires affectés au CPH

• les fonctionnaires affectés aux activités civiles et commerciales du parquet

• les fonctionnaires affectés à l'exécution des peines

• les autres fonctionnaires affectés au parquet (ex. TTR, BO...)

L'imputation s'opèrera automatiquement dans les rubriques correspondantes des dialogues de gestion lors des extractions qui seront réalisées à cette fin à partir des données renseignées dans A-JUST (cf. rubrique "").

Vous pouvez visualiser, pour chaque contentieux ou sous-contentieux :

• Le DTES (Délai Théorique d’Écoulement du Stock) instantané : calculé à la date de fin de la période sélectionnée, il correspond au temps nécessaire au traitement de l’intégralité des affaires en stock, compte tenu des sorties enregistrées pour la période précédente, sans prendre en compte le temps de traitement des affaires nouvelles. Il se calcule donc comme le ratio entre le stock à la fin de la période choisie et les sorties mensuelles moyennes observées sur les douze mois précédant cette date :

DTES instantané = Stock à la fin de la période / Sorties moyennes des douze derniers mois

Il s’agit donc du nombre de mois d’activité moyenne que représente le traitement du stock.

Ce délai correspond, peu ou prou, au temps d’attente des justiciables avant la prise en charge de leur dossier, dans la mesure où il indique, pour tout dossier entrant, le temps (en mois) qu’il lui faudrait attendre pour que les procédures ouvertes avant la sienne soient jugées si leur traitement était strictement chronologique.

Sans que cela corresponde à la réalité opérationnelle constituée par le délai réel d’audiencement des dossiers, il permet de se faire une idée concrète de l’importance du stock et des délais pour les citoyens.

• Le taux de couverture : c’est la proportion, exprimée en pourcentage, du nombre moyen de dossiers terminés mensuellement pendant la période (Sorties), divisé par le nombre moyen de nouveaux dossiers ouverts mensuellement (Entrées), pour cette même période :

Taux de couverture = Sorties moyennes de la période / Entrées moyennes de la période (en pourcentage)

• Le stock à la fin de la période sélectionnée (tel qu’affiché dans les )

• Les ETPT moyens affectés au traitement du contentieux ou sous-contentieux concerné sur la période sélectionnée (calculés à partir des données individuelles d’affectation saisies dans le ventilateur) pour chacune des catégories d'agents (magistrats, fonctionnaires, équipe autour du magistrat : EAM).

• Le temps de traitement moyen par dossier observé : il restitue, à la fin d'une période donnée, le temps moyen théorique qu’ont passé les ETPT affectés sur les dossiers terminés (Sorties) lors des douze derniers mois. Il se calcule de la façon suivante :

Temps moyen par dossier observé (en heures et minutes) = (Nombre d’heures travaillées par mois par ETPT x Nombre d'ETPT) / Sorties

Tri des données

Il vous est possible de modifier l’ordre d’affichage des contentieux en les triant par ordre croissant ou décroissant de l’un des paramètres du tableau, en cliquant sur l’icône située sous l’intitulé de la colonne. Par exemple, pour voir s’afficher en premier les contentieux mobilisant le plus d’ETPT de fonctionnaires, cliquez sur l’icône de tri située sous « ETPT Greffe » ou sous "DTES instantané" ou "Taux de couverture" pour les afficher par ordre décroissant de ces paramètres.

Pour effectuer une simulation, vous devrez :

• sélectionner le type d’effectifs sur lequel vous souhaitez travailler (magistrats du siège ou greffe) ;

• sélectionner le contentieux (et sous-contentieux le cas échéant) sur lequel vous souhaitez travailler.

• nommer votre simulation : c’est facultatif mais ça vous permettra de bien vous rappeler du champ sur lequel vous avez travaillé, notamment si vous enregistrez les résultats de votre simulation en PDF sur votre ordinateur.

S’affiche alors, par défaut, la situation de votre juridiction à la date d'aujourd'hui, c’est à dire l’état de votre juridiction dans le contentieux ou sous-contentieux considéré compte tenu des dernières données disponibles dans l’outil : « Situation à aujourd’hui ».

Vous pouvez ensuite choisir de faire débuter votre scénario de simulation à la date du jour ou à n’importe quelle autre date à venir en sélectionnant le début de la période choisie.

Situation de début de période :

Le simulateur effectue alors un premier calcul, consistant à actualiser au jour choisi pour le début de la simulation, certaines données (les sorties mensuelles possibles, le stock, et par conséquent le taux de couverture et le DTES) à partir des dernières données de stock et d’ETPT disponibles dans A-JUST.

A-JUST va donc calculer et afficher, à la date de début de votre simulation :

• les entrées, en prenant la moyenne mensuelle des entrées des douze derniers mois de données d’activité disponibles ;

• les ETPT, enregistrés dans l’outil comme étant affectés au contentieux considéré à la date concernée ;

• le temps moyen par dossier, calculé sur les douze derniers mois de données disponibles ;

• les sorties « théoriques » possibles, déduites des ETPT réellement affectés durant la période et du temps moyen par dossier constaté au cours des douze derniers moyens de données disponibles, selon la formule exposée dans .

• le stock théorique au jour de début de la simulation, actualisé en fonction des sorties possibles entre la date du dernier stock disponible et la date choisie ;

• le taux de couverture et le DTES qui en résultent.

La situation à la date de début de simulation étant affichée, dès que vous sélectionnez une date de fin de période de simulation, A-JUST affiche la situation « projetée » à cette date.

Situation projetée :

L’outil vous restitue les indicateurs d’effectifs et de données d’activité calculés sur la base des données actuellement renseignées dans l’outil, tous paramètres restant inchangés. Vous visualisez donc la situation qui sera celle de votre juridiction dans le contentieux sélectionné si aucun facteur ne change, à l’exception des arrivées, départs ou changements d’affectations que vous auriez déjà saisis par anticipation dans le ventilateur.

Les données de la situation « projetée » sont calculées comme suit :

• les entrées mensuelles restent identiques à celles du début de période, à savoir la moyenne des douze derniers mois de données d’activité disponibles dans A-JUST ;

• les ETPT sont ceux enregistrés dans le ventilateur pour la date de fin de période ;

• le temps moyen par dossier reste identique à celui du début de la période ;

• les sorties projetées représentent les « sorties mensuelles possibles » à la date de fin, compte-tenu de l’effectif présent à cette date et du temps moyen par dossier affiché ;

• le « stock projeté » est calculé en tenant compte des effectifs réellement affectés sur la période choisie ;

• le DTES et le taux de couverture sont déduits.

Introduction

Cette procédure vise à fournir un moyen clair et accessible pour signaler tout problème de sécurité informatique au sein d’A-JUST. Le signalement des problèmes de sécurité contribue à garantir le bon usage du produit, à protéger les données et l'organisation contre les menaces potentielles.

Quels problèmes de sécurité signaler ?

• Tout accès ou tentative d'accès non autorisé à des systèmes ou à des données confidentielles.

• Toute tentative ou réussite de piratage informatique.

• Toute activité suspecte ou malveillante.

• Toute perte ou vol de matériel informatique.

• Toute violation présumée des politiques de sécurité informatique.

Comment signaler un problème de sécurité ?

Il est possible de nous signaler un problème de sécurité de la manière suivante :

Par Email : envoyez un e-mail à ou via la page en fournissant les informations suivantes

1. Votre nom et vos coordonnées de contact (optionnel).

2. Une description détaillée du problème de sécurité rencontré.

3. Toute information pertinente qui pourrait aider à comprendre ou à résoudre le problème.

Confidentialité et Anonymat

• La confidentialité peut avoir son importance. Si vous le souhaitez, vous pouvez signaler un problème de sécurité de manière anonyme.

• Toutes les informations fournies seront traitées de manière confidentielle et ne seront divulguées qu'aux personnes concernées par la résolution du problème.

Réponse et Suivi

• Notre équipe accusera réception et examinera rapidement chaque signalement puis prendra les mesures appropriées pour résoudre le problème.

• Nous vous tiendrons informé de l'état d'avancement de la résolution du problème, si vous avez fourni vos coordonnées de contact.

Responsabilité

• Toute personne qui signale un problème de sécurité doit le faire de manière honnête et responsable.

• Toute utilisation abusive ou fausse déclaration dans le cadre de ce processus peut entraîner des conséquences disciplinaires.

Nous encourageons tous les utilisateurs à être vigilants et à signaler tout problème de sécurité informatique dès qu'ils en prennent connaissance. Votre contribution est essentielle pour maintenir un environnement informatique sûr et sécurisé.

Pour toute question ou clarification supplémentaire, veuillez contacter notre équipe à .

Etape 1 : Vérifier les informations pré-saisies

Il convient en premier lieu de vérifier et, au besoin, modifier les informations pré-saisies, en particulier :

• le nom de famille de l’agent ;

• l'ETPT ;

• la date d’arrivée.

Etape 2 : Renseigner la répartition du temps de travail

Renseignez ensuite la répartition en pourcentage du temps de travail de chaque agent sur les différents contentieux qu'il traite. -> par exemple : contentieux social, JAF, JCP, civil non spécialisé.

Pour vous faciliter la tâche, A-JUST met à votre disposition un modèle de feuilles de temps Excel sur la base de notre nomenclature de contentieux. Elles sont accessibles dans les fiches agents.

Elles intègrent notre calculatrice de ventilation qui vous permet de retranscrire instantanément le temps de travail consacré à une activité en pourcentage. Vous pouvez les transmettre à vos agents ou vous en servir comme support de travail.

Pas besoin de faire de calcul en proportion du temps de travail ou de la date d’arrivée dans la juridiction : A-JUST s’en charge pour vous !

Etape 3 (option) : Affecter des agents par sous-contentieux

Au sein de chacune de ces rubriques principales, vous pouvez choisir d’affiner l’affectation des agents par sous-contentieux. --> par exemple : pour le contentieux social, distinguer le contentieux du travail, celui de la protection sociale, des référés ou d’autres contentieux sociaux.

Si vous affectez les agents de la juridiction à des sous-contentieux, vous pourrez obtenir le même niveau de détail dans les restitutions du simulateur et du calculateur.

💡 Pour connaître les natures d’affaires (codes NAC) prises en compte dans un sous-contentieux civil, vous pouvez vous référer à la nomenclature utilisée, que vous trouverez dans la rubrique "Outils" en bas à gauche de l'écran. Vous pouvez également la télécharger afin de la conserver sur votre ordinateur.

Etape 4 : Vérifier que l'activité globale atteigne 100%

⚠️ Même si un agent travaille à temps partiel (80% par exemple), 100% de son temps de travail (fût-il partiel) doit être ventilé. Vous ne pouvez pas ventiler plus de 100% du temps de travail de l’agent. 🔍 Pour vous aider à visualiser l’état d’avancement de votre ventilation, une barre horizontale s’affiche en rouge, sous les briques colorées des contentieux. Une fois terminée la saisie de la ventilation, cette barre s’affiche en bleu et indique 100%.

Etape 5 : Renseigner le départ d'un agent

Lorsqu’un agent quitte la juridiction, pensez à préciser sa date de départ en la saisissant en haut à droite de sa fiche. Sa fiche ne doit surtout pas être supprimée afin de conserver l’historique de vos effectifs et de ne pas fausser les résultats du calculateur et du simulateur.

Le fichier Excel obtenu grâce à l'extracteur de données d'effectifs comporte 2 types d'informations : des données individuelles et des données agrégées.

Les deux premiers onglets, "ETPT A-JUST" et "ETPT format DDG", vous présentent, pour chaque agent (1 ligne par agent), la synthèse des données saisies dans A-JUST pour la période sélectionnée, selon deux modes de calcul, que nous détaillons ci-après.

Dans l'onglet "ETPT A-JUST"

Vous trouverez toutes les informations saisies dans A-JUST : l'état-civil et les renseignements administratifs de l'agent, ses dates d'arrivée et, éventuellement, de départ, puis, dans la colonne N, son ETPT utile sur la période considérée (absentéisme et action 99 déduits).

Dans cet onglet, toutes les périodes d'indisponibilité, quel qu'en soit le motif, déduisent de l'ETPT.

La colonne suivante (colonne 0), présente le total des "Temps ventilés sur la période (absentéisme et action 99 déduits)", autrement dit le total des ETPT des périodes pour lesquelles l'agent a été affecté à des activités.

Si l'agent a bien été "ventilé" sur toute les périodes pendant lesquelles il était présent dans la juridiction, la case "Temps ventilés sur la période (absentéisme et action 99 déduits)" aura la même valeur que son "ETPT sur la période (absentéisme et action 99 déduits)". À l'inverse, une différence entre ces deux valeurs atteste de l'existence d'une situation, pendant la période d'extraction, pour laquelle la ventilation par activité du temps de l'agent serait manquante ou incomplète.

Les colonnes suivantes (P à DR) récapitulent, pour l'ensemble de la période d'extraction, l'ETPT de l'agent consacré à chacune des rubriques (contentieux, sous-contentieux et autres activités), tel qu'enregistré dans A-JUST.

Enfin, les colonnes DS à EF calculent l'ETPT des indisponibilités enregistrées dans A-JUST pour la période d'extraction.

L'onglet "ETPT format DDG"

Cet onglet affiche des données similaires à l'onglet "ETPT A-JUST", mais selon des modalités d'affectation et de calcul permettant l'élaboration automatique des tableaux de collecte des ETPT préparatoires aux dialogues de gestion, fournis par la cellule contrôle de gestion de la Chancellerie.

Les différences avec l'onglet "ETPT A-JUST " sont les suivantes :

• la colonne "Juridiction" (colonne D) vous permet d'affecter un agent au TJ ou à l'un des Tribunaux de proximité de l'arrondissement judiciaire ;

• vous pourrez préciser certaines "Fonctions" (colonne I) afin que les Placés, les Juristes assistants et les Contractuels A JP soient affectés à la bonne rubrique des tableaux des DDG ;

• deux nouvelles colonnes pour vous préciser les écarts de ventilations aux contentieux JE (colonne S "Ecart JE → détails manquants, à rajouter dans A-JUST") et JI (colonne T "Ecart JI → détails manquants, à rajouter dans A-JUST") pour lesquels il est nécessaire de ventiler au niveau du sous-contentieux (activité civile ou pénale pour le JE ; service générale, éco-fi ou autre au JI).

• mais, surtout, les indisponibilités sont retraitées, selon qu'elles relèvent, au sens des dialogues de gestion, de l'action 99 ou de l'absentéisme.

Pour des explications détaillées sur l'utilisation de cet onglet en vue de préparer les données de vos tableaux de collecte d'ETPT, nous vous invitons à vous référer à la page suivante "

Le 3ème onglet "agrégats DDG"...

est une synthèse qui vous propose, pour le TJ et, le cas échéant, chacun des Tribunaux de proximité, pour chaque catégorie de fonctions, une visualisation simple des ETPT (calculés comme dans l'onglet "ETPT DDG"), selon le type de contentieux auquel ils sont affectés.

Conçu pour une utilisation tout au long de l'année, il vous permet de mener les analyses que vous souhaitez et de répondre en deux clics aux questions qui peuvent vous être posées, par exemple : "Quel est l'ETPT des magistrats titulaires (hors placés, MTT et MHFJ) affectés au contentieux pénal entre début avril et fin juin ?". La réponse figure dans la cellule G59 du tableau. 😄

Les 4 onglets colorés : vos principaux tableaux de collecte des ETPT remplis automatiquement !

Sous les dénominations "ETPT_TJ_DDG", "ETPT_TPRX_DDG", "ETPT_CPH_DDG", et "ETPT_JUR_ASS_DDG" vous retrouverez les tableaux de collecte des ETPT selon les trames de la Chancellerie, préremplis à partir des données saisies dans A-JUST et précisées dans l'onglet ETPT format DDG ().

Ces tableaux vous proposent des restitutions arithmétiques, à partir des donnée saisies dans A-JUST. Bien entendu, ils sont soumis à votre contrôle et à votre appréciation : vous restez parfaitement libre de leur modification et des modalités de transmission qui vous sembleront adaptées.

1. Réalisez une extraction du 1er janvier au 31 décembre de l'année précédente

en vous référant à la page "Extraire ses données d'effectifs" et ouvrez le fichier Excel qui s'est téléchargé sur votre ordinateur. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton "activer la modification" situé dans la barre jaune en haut de l'écran.

Avant de passer à l'étape suivante, nous vous conseillons de ne pas garder le fichier dans vos téléchargements, mais de l'enregistrer sur votre ordinateur dans un dossier où vous pourrez ensuite le retrouver facilement, en utilisant "Fichier" puis "Enregistrer sous".

2. Vérifiez que tous vos agents sont totalement "ventilés"

Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Agrégats DDG", sélectionnez la juridiction concernée dans le menu déroulant situé en haut à gauche du fichier et comparez les valeurs des lignes 6 "ETPT sur la période absentéisme non déduit (hors action 99)" et 7 "Temps ventilés sur la période (hors action 99)". Toutes les valeurs (des colonnes G à V), figurant sur ces deux lignes, doivent être identiques.

Si certaines des valeurs de la ligne 7 différent de celles affichées juste au-dessus (ligne 6), cela signifie que des agents ont, au cours de la période d'extraction, été enregistrés avec des situations temporelles "sans ventilation". Autrement dit, la totalité de leur temps de présence dans la juridiction au cours de l'année considérée n'a pas été affectée à des activités (contentieux, sous-contentieux ou autres activités).

Le cas échéant, déterminez pour quel(s) agent(s) il reste des "situations à ventiler". Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, pour chaque agent, la correspondance entre les colonnes P ("ETPT sur la période absentéisme non déduit (hors action 99)") et Q ("Temps ventilés sur la période (hors action 99)"). Une différence entre les données apparaissant dans les colonnes P et Q est signalée dans la colonne R ("Ecart → ventilations manquantes dans A-JUST") et vous indique que les ventilations de l'agent considérées sont incomplètes et qu'il faut les compléter dans A-JUST.

Vous aurez la même information pour les écarts au JE et au JI dans les colonne S "Ecart JE → détails manquants, à rajouter dans A-JUST" et colonne T "Ecart JE → détails manquants, à rajouter dans A-JUST".

3. Vérifiez que toutes les rubriques requises dans la matrice de la DSJ soient complètement renseignées

Pour que les rubriques des dialogues de gestion soient alimentées automatiquement, veillez à ventiler précisément l'activité des agents affectés aux sous-contentieux recensés dans la matrice de la DSJ. Ils vous sont précisés sur la page "Ventiler ses effectifs".

Ces différents sous-contentieux sont également repérés dans les fiches individuelles agents grâce à un bandeau « DDG » qui apparait sur chacun des blocs concernés.

Vous pourrez effectuer un premier contrôle de cohérence en observant les valeurs restituées dans l'onglet "Agrégats DDG" et, en cas de doute, analyser les données individuelles restituées dans la colonne correspondante de l'onglet "ETPT DDG", en filtrant par exemple sur le fichier Excel les agents affectés au sous-contentieux que vous souhaitez vérifier.

4. Vérifiez l'affectation des agents à la bonne juridiction (TJ/TPROX/CPH)

Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, dans la colonne D "Juridiction", que les agents sont affectés à la bonne juridiction.

Si vous souhaitez changer l'affectation d'un agent, par exemple affecter à un Tribunal de proximité ou à un CPH un agent enregistré au Tribunal judiciaire, cliquez sur la case correspondante dans la colonne D et utilisez le menu déroulant pour le réaffecter.

5. Précisez la "fonction" des placés, des juristes assistants et des contractuels A.

Les tableaux des déclarations d'ETPT de la DSJ distinguent les placés dits "additionnels" des placés "de substitution". Il vous faut préciser cette information dans la colonne I "Fonction" de l'onglet "ETPT Format DDG".

Par défaut, les agents placés (magistrats et fonctionnaires) sont enregistrés comme "placé additionnel". Si vous souhaitez indiquer qu'un agent était au contraire un "placé de substitution", changez sa fonction dans la case correspondante de la colonne I "Fonction", en utilisant le menu déroulant.

De même, les dialogues de gestion requièrent une précision quant à l'affectation par fonction des juristes assistants. Par défaut, les JA présents dans A-JUST sont affectés au siège ("JA siège autres"). Toutefois, vous pouvez changer leur "fonction" dans la colonne I "Fonction" et les réaffecter, en utilisant le menu déroulant de la case correspondante, en :

• "JA Pôle social"

• "JA parquet"

• " JA JAP"

• "JA JE"

• "JA JI"

• "JA JLD"

Dans l'onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG ", leur ETPT sera réparti en fonction des ventilations réalisées dans A-JUST et de la fonction que vous aurez sélectionnée.

Comment sont affectés les ETPT des JA dans l’onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG" ?

• L’action 1 (affectation au traitement des contentieux civils) et l’action 2 (activités pénales) tiennent compte exclusivement des ventilations effectuées dans A-JUST.

Ainsi, si vous avez, dans A-JUST, affecté un JA à temps plein à 40% au JLD civil et à 35% au JLD pénal, vous verrez apparaître 0,40 ETPT dans la ligne "action civile" de la colonne "Juristes assistants affectés aux JLD" et 0,35 ETPT dans la ligne "action pénale" de cette même colonne, et ce, quelle que soit la fonction que vous aurez sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG".

• Les autres activités (accueil du justiciable, soutien, formations dispensées, accès au droit et action 99) tiennent compte des ventilations effectuées dans A-JUST ET de la fonction sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG", laquelle permet de les affecter dans la bonne colonne de la matrice de la DSJ.

Ainsi, si, pour un agent, ventilé dans A-JUST à 25% au Soutien, vous avez sélectionné la fonction "JA JLD", un ETPT de 0,25 sera comptabilisé dans la ligne « Action 6 – Soutien » de la colonne "Juristes assistants affectés aux JLD". Si, en revanche, vous avez sélectionné la fonction « JA JE » dans la colonne I (fonction) de l’onglet ETPT format DDG, alors l’ETPT de 0,25 apparaîtra dans la ligne « soutien » de la colonne ETPT Juristes Assistants affectés aux JE.

Notre conseil : ventilez précisément les activités des juristes assistants dans l’espace A-JUST de votre juridiction. Au moment de faire votre extraction, vous n'aurez plus qu'à préciser la juridiction à laquelle ils sont affectés (TJ ou TPRX), puis choisir la fonction que vous souhaitez leur attribuer (JA pôle social, JA parquet, JA JAP, etc.).

Pour les contractuels A JP, vous avez également le choix, dans le menu déroulant de la case correspondante du fichier d'extraction, entre les fonctions suivantes :

• "CONT A JP Siège"

• "CONT A JP Parquet"

Ils sont par défaut enregistrés comme "CONT A JP Siège".

Comme pour le JA, vous retrouvez ces ETPT dans les colonnes afférentes de l'onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG", selon le mode d’affectation indiqué pour les JA.

Enfin, concernant les autres contractuels A, vous pouvez choisir dans le menu déroulant de la case correspondante du fichier d'extraction entre :

• "CONT A VIF Siège"

• "CONT A VIF Parquet"

• "CONT A Autres".

Si vous sélectionnez l’une des deux rubriques « VIF » (CONT A VIF Siège" ou "CONT A VIF Parquet"), alors les ETPT de ces contractuels apparaîtront dans l’onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG", tout comme ceux des contractuels A JP.

En revanche, si vous choisissez la fonction « CONT A Autres », alors ces ETPT n’apparaîtront pas dans la table ETPT_JUR_ASS_DDG, réservée aux contractuels VIF et JP, mais ils seront comptabilisés avec les ETPT des titulaires, dans la table des ETPT greffe du TJ, du TProx ou du CPH, conformément aux préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ.

6. Vos données sont prêtes !

Vous pouvez vous rendre sur les onglets rouge, jaune et vert pour visualiser les agrégats automatiquement calculés, et bien sûr, les modifier manuellement avant transmission si vous le souhaitez.

Dans l'onglet rouge "ETPT_TJ_DDG", vous retrouverez les ETPT des agents affectés au TJ.

Dans l'onglet jaune "ETPT_TPRX_DDG", la matrice s'actualise pour chacun des TPROX de votre juridiction. Pour actualiser le tableau en un clic, modifiez la valeur de la case orange D5 et sélectionnez le tribunal de proximité souhaité dans le menu déroulant.

À noter : par convention, l'activité pénale des agents affectés au(x) TPROX reste rattachée au TJ. Les autres activités apparaîtront dans l'onglet du TPROX (ou du CPH) correspondant.

Dans l'onglet vert "ETPT_CPH_DDG", vous pouvez également sélectionner, le cas échéant, le conseil de prud'hommes à afficher en utilisant le menu déroulant de la case orange D5.

Dans l'onglet vert "ETPT_JUR_ASS_DDG", la matrice s'actualise également pour chacune des juridictions de votre ressort. Pour actualiser le tableau en un clic, modifiez la valeur de la case orange D5 et sélectionnez la juridiction souhaitée dans le menu déroulant.

7. Transmettre les données à la cour d'appel

Comme indiqué dans les paragraphes précédents, cette automatisation vous permet d'obtenir des valeurs arithmétiques dans les cellules correspondantes des tables de collecte de la Chancellerie, à partir des données saisies dans votre outil de pilotage A-JUST et des quelques précisions apportées aux points 4. et 5. supra.

Il vous appartient de les contrôler et, si vous le souhaitez, d'en modifier éventuellement les valeurs en fonction de ce que vous estimez devoir être transmis à la cour d'appel, selon les circuits habituels.

Pour transmettre vos tableaux de collecte à la cour d'appel, deux méthodes s'offrent à vous :

• transmettre votre fichier de travail en l'état. Dans ces conditions, vos destinataires disposeront de toutes les données de détail nominatif contenues dans le classeur Excel et se chargeront de la compilation.

• alimenter directement la matrice globale de collecte des ETPT de la DSJ : pour ce faire, nous vous invitons à lire le court tutoriel ci-dessous.

Le ventilateur propose un écran de synthèse permettant une visualisation instantanée de vos effectifs :

• Visualiser en un coup d’œil l’affectation de vos effectifs actuels sur les différents contentieux ou sous-contentieux

• Créer, consulter ou modifier la fiche détaillée de chacun des agents de la juridiction.

Sur cet écran, vous pouvez notamment :

1. Choisir la date de visualisation : passée, présente ou future ;

2. Restreindre la visualisation à un ou plusieurs contentieux ;

3. Filtrer les catégories d’effectifs à afficher : magistrats (dont titulaires, placés et contractuels), fonctionnaires (dont titulaires, placés et contractuels), équipe autour du magistrat (assistants spécialisés, assistants de justice, juristes assistants, contractuels JP...) ;

4. Filtrer ou trier vos effectifs par ordre alphabétique, par fonction, par date de mise à jour de leur fiche ou par taux d'affectation et choisir le mode d'affichage NOM - Prénom si vous le souhaitez ;

5. Visualiser en premier les agents les plus actifs dans un contentieux précis, en cliquant sur l’icône « tri » située sous le nom du contentieux concerné.

Lors de la création de l'espace A-JUST d’un tribunal judiciaire, la liste des magistrats du siège, des fonctionnaires et de certains membres de l'équipe autour du magistrat est pré-alimentée des données enregistrées à cette date dans LOLFI.

Par défaut, un "?" apparaît lorsqu’il n’y a pas d’ETPT renseigné dans LOLFI. Cela concerne surtout les MTT, MHFJ ou MHFNJ, les vacataires et les réservistes, dont le temps de travail n'est pas comptabilisé en ETPT. Il vous faudra donc modifier la fiche en conséquence et ajuster le pourcentage de temps de travail (en suivant les étapes décrites ici).

Dans l'immense majorité des cas, vous pouvez saisir directement dans la fiche individuelle A-JUST de l'agent concerné les périodes d'indisponibilité, que celles-ci relèvent de l'action 99 au sens des dialogues de gestion ou de l'absentéisme classique (CMO ; congé maternité / paternité / adoption).

Pour ce faire, ouvrez sa fiche agent, et cliquez sur "Ajouter" dans le bloc dédié "Indisponibilités", sans modifier quoi que ce soit d'autre. Renseignez la période et le %age d'indisponibilité (100%, par exemple, pour un congé maladie).

Renseignez l'absence dès que vous en avez connaissance, tout en vous assurant que l'ensemble de l'activité de l'agent soit bien ventilée, même durant la période d'indisponibilité : nous pourrons ainsi réintégrer, pour les dialogues de gestion, ce qui relève de l'absentéisme classique et ne déduit donc pas d'ETPT et imputer automatiquement dans la ligne de la trame de la DSJ ce qui relève de l'action 99.

Pour rappel : toutes les indisponibilités relevant de l'action 99 au sens des DDG ne sont pas listées dans A-JUST. Vous pouvez, selon les cas, choisir "Autre indisponibilité (action 99)" ou "Autre absentéisme" lorsque vous souhaitez sélectionner un motif qui n'est pas spécifiquement mentionné dans le menu déroulant.

Toutefois, comme pour les changements de fonction, le suivi de certaines indisponibilités dans A-JUST peut, exceptionnellement, nécessiter la création de plusieurs fiches pour un même agent afin de répondre aux exigences des déclaratifs annuels d'ETPT.

Ainsi, certaines positions administratives ne générant pas d'ETPT dans LOLFI ne doivent pas être saisies comme indisponibilités dans A-JUST pour être correctement imputées dans l'extracteur d'ETPT des dialogues de gestion : c'est le cas par exemple du congé parental supérieur à 6 mois, du congé de longue durée (CLD), de la mise en disponibilité, du détachement, ou de toutes les autres POSAD ne générant pas d'ETPT, listées dans la circulaire DDG de la DSJ (image ci-dessous)

Ces situations administratives ne générant pas d'ETPT et notamment les congés parentaux supérieurs à 6 mois, les congés de longue durée (CLD), les mises en disponibilité ou les détachements peuvent à votre convenance être saisies dans A-JUST de 2 manières :

Option 1 : vous indiquez une date de sortie de la juridiction correspondant à la veille du départ effectif de l'agent : celui-ci sort alors de vos effectifs A-JUST à compter de cette date et vous devrez, s'il revient dans la juridiction, créer une nouvelle fiche à son retour.

Option 2 : vous renseignez dans sa fiche actuelle une nouvelle situation avec un temps de travail à 0 à compter du début de la nouvelle situation administrative : l'agent sera toujours décompté dans vos effectifs mais ne génèrera pas d'ETPT. Vous n'aurez pas besoin de créer une nouvelle fiche à son éventuel retour.

Vous pouvez en tout état de cause ajouter un commentaire dans sa fiche en précisant la situation : "À partir du XX/XX/20NN, YY est en CLD pour une durée de YY mois."

Vous pouvez importer dans A-JUST les fiches Excel une fois celle-ci renseignées et pré-alimenter les situations sans avoir à en ressaisir le contenu.

Dans "Situation administrative", choisissez d'"Importer une situation pré-renseignée" puis sélectionnez le fichier Excel concernant l'agent dont vous êtes en train de renseigner la fiche directement à partir des documents enregistrés dans votre ordinateur. A-JUST remplit automatiquement sur la base du contenu de ce fichier Excel les éléments liés à la situation administrative de l'agent ainsi que la répartition de son temps de travail disponible.

Vous êtes notifié une fois la fiche importée ! Les données qui ont été pré-renseignées sont indiquées en vert avec la mention "Importé". Les éléments qu'il vous reste à compléter, comme la date de prise en compte de la situation par exemple, sont indiqués avec la mention "À compléter".

Vous n'avez plus qu'à indiquer la date à partir de laquelle cette situation est à prendre en compte (une date passée ou future), puis cliquez sur le bouton "enregistrer" pour valider définitivement votre import. Vous pouvez bien entendu modifier les renseignements importés avant de les enregistrer dans la fiche A-JUST concernée.