💯La ventilation en quelques clics
Etape 1 : Vérifier les informations pré-saisies
Il convient en premier lieu de vérifier et, au besoin, modifier les informations pré-saisies, en particulier :
le nom de famille de l’agent ;
l'ETPT ;
la date d’arrivée.
Etape 2 : Renseigner la répartition du temps de travail
Renseignez ensuite la répartition en pourcentage du temps de travail de chaque agent sur les différents contentieux qu'il traite. -> par exemple : contentieux social, JAF, JCP, civil non spécialisé.
Pour vous faciliter la tâche, A-JUST met à votre disposition un modèle de feuilles de temps Excel sur la base de notre nomenclature de contentieux. Elles sont accessibles dans les fiches agents.
Elles intègrent notre calculatrice de ventilation qui vous permet de retranscrire instantanément le temps de travail consacré à une activité en pourcentage. Vous pouvez les transmettre à vos agents ou vous en servir comme support de travail.
Le contenu des feuilles de temps peut être importé Excel directement dans A-JUST afin de vous faire gagner du temps lors de la ventilation des ETPT.
N'hésitez pas à consulter notre rubrique dédiée.
Pas besoin de faire de calcul en proportion du temps de travail ou de la date d’arrivée dans la juridiction : A-JUST s’en charge pour vous !
Etape 3 (option) : Affecter des agents par sous-contentieux
Au sein de chacune de ces rubriques principales, vous pouvez choisir d’affiner l’affectation des agents par sous-contentieux. --> par exemple : pour le contentieux social, distinguer le contentieux du travail, celui de la protection sociale, des référés ou d’autres contentieux sociaux.
Si vous affectez les agents de la juridiction à des sous-contentieux, vous pourrez obtenir le même niveau de détail dans les restitutions du simulateur et du calculateur.
💡 Pour connaître les natures d’affaires (codes NAC) prises en compte dans un sous-contentieux civil, vous pouvez vous référer à la nomenclature utilisée, que vous trouverez dans la rubrique "Outils" en bas à gauche de l'écran. Vous pouvez également la télécharger afin de la conserver sur votre ordinateur.
Si vous voulez réutiliser les données d'A-JUST pour vos déclaratifs annuels d'ETPT dans le cadre des dialogues de gestion, veillez à ventiler précisément les activités des agents affectés aux sous-contentieux répertoriés sur la page "Ventiler ses effectifs".
Etape 4 : Vérifier que l'activité globale atteigne 100%
Que vous raisonniez au niveau 3 (contentieux) ou 4 (sous-contentieux), le total des affectations d'un agent, sur des activités juridictionnelles ou non, doit être égal à 100% de l’activité globale, quel que soit son temps de travail.
⚠️ Même si un agent travaille à temps partiel (80% par exemple), 100% de son temps de travail (fût-il partiel) doit être ventilé. Vous ne pouvez pas ventiler plus de 100% du temps de travail de l’agent. 🔍 Pour vous aider à visualiser l’état d’avancement de votre ventilation, une barre horizontale s’affiche en rouge, sous les briques colorées des contentieux. Une fois terminée la saisie de la ventilation, cette barre s’affiche en bleu et indique 100%.
Pour la justesse des calculs, particulièrement ceux effectués dans les tableaux de l'Extracteur d'effectifs, un agent doit être affecté à des activités pendant toute la période où il fait partie des effectifs de la juridiction, même pendant les périodes où il est indisponible à 100%, par exemple en cas de congé maladie ou maternité/paternité/adoption.
Pour plus d'informations sur les indisponibilités, vous pouvez vous référer à la page "Renseigner les indisponibilités".
Etape 5 : Renseigner le départ d'un agent
Lorsqu’un agent quitte la juridiction, pensez à préciser sa date de départ en la saisissant en haut à droite de sa fiche. Sa fiche ne doit surtout pas être supprimée afin de conserver l’historique de vos effectifs et de ne pas fausser les résultats du calculateur et du simulateur.
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