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# La ventilation en quelques clics

## Etape 1 : Vérifier les informations pré-saisies

{% hint style="info" %}
Lors de la création de l'espace A-JUST d’un tribunal judiciaire, la liste des magistrats du siège, des fonctionnaires et de certains membres de l'équipe autour du magistrat est **pré-alimentée** des effectifs enregistrés à cette date dans LOLFI.
{% endhint %}

Il convient en premier lieu de vérifier et, au besoin, modifier les informations pré-saisies, en particulier :

* le nom de famille de l’agent ;
* l'ETPT ;
* la date d’arrivée.

## Etape 2 : Renseigner la répartition du temps de travail

Renseignez ensuite la **répartition en pourcentage du temps de travail** de chaque agent sur les différents contentieux qu'il traite. \
        -> par exemple : contentieux social, JAF, JCP, civil non spécialisé.

Pour vous faciliter la tâche, A-JUST met à votre disposition un modèle de[ **feuilles de temps Excel**](https://app.gitbook.com/o/ERPUa4pw8EhQDGz6MqrT/s/rovbWldtaIoFahBgPnfk/~/changes/155/ventilateur/ventiler-ses-effectifs/utilisation-des-feuilles-de-temps) **sur la base de notre nomenclature de contentieux. Elles sont accessibles dans les fiches agents.**

<figure><img src="https://610843379-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrovbWldtaIoFahBgPnfk%2Fuploads%2F0OJ66k4KQvygx1WAhFi5%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202024-08-06%20a%CC%80%2010.46.43.png?alt=media&amp;token=a5eaf230-8238-443c-aef2-d974b0ec81d5" alt=""><figcaption><p>Cliquez sur télécharger pour obtenir un exemple</p></figcaption></figure>

**Elles intègrent  notre**[ **calculatrice de ventilation**](/guide-dutilisateur-a-just/ventilateur/ventiler-ses-effectifs/utilisation-de-la-calculatrice-de-ventilation.md) qui vous permet de retranscrire instantanément le temps de travail consacré à une activité en pourcentage. Vous pouvez **les transmettre à vos agents ou vous en servir comme support de travail**.&#x20;

<figure><img src="https://610843379-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrovbWldtaIoFahBgPnfk%2Fuploads%2FpxhzeIX3u2wVoTuVaV5e%2FGif%20feuilles%20de%20temps.gif?alt=media&amp;token=d0cc78ff-9ae7-44c6-816f-74114c92f5ea" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Le contenu des feuilles de temps peut être importé Excel directement dans A-JUST afin de vous faire gagner du temps lors de la ventilation des ETPT.&#x20;

**N'hésitez pas à consulter** [**notre rubrique dédiée**](https://docs.a-just.beta.gouv.fr/guide-dutilisateur-a-just)**.**
{% endhint %}

**Pas besoin de faire de calcul en proportion du temps de travail** ou de la **date d’arrivée** dans la juridiction : A-JUST s’en charge pour vous !

<figure><img src="https://610843379-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrovbWldtaIoFahBgPnfk%2Fuploads%2FOx7PSTtoqqHf6C3B8uGq%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202024-01-03%20a%CC%80%2013.44.07.png?alt=media&amp;token=c5b6e7cd-cbf9-404a-a16f-e8647d4fa64c" alt=""><figcaption><p>Écran de répartition du temps de travail en fonction du type de contentieux et / ou de sous contentieux.</p></figcaption></figure>

## Etape 3 (option) : Affecter des agents par sous-contentieux

Au sein de chacune de ces rubriques principales, **vous pouvez choisir d’affiner l’affectation des agents par sous-contentieux**. \
\--> par exemple : pour le contentieux social, distinguer le contentieux du travail, celui de la protection sociale, des référés ou d’autres contentieux sociaux.

<figure><img src="https://610843379-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrovbWldtaIoFahBgPnfk%2Fuploads%2FQg957PJimGqBYfMP3uRK%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202023-10-05%20a%CC%80%2014.45.01.png?alt=media&amp;token=cdc93276-e3f3-4c64-8187-00833d44a1eb" alt=""><figcaption><p>Écran de répartition par sous-contentieux</p></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Dès lors que vous renseignez des pourcentages d’affectation à des sous-contentieux, ceux-ci s’additionnent automatiquement pour constituer le pourcentage de temps consacré au contentieux dont ils font partie.
{% endhint %}

Si vous affectez les agents de la juridiction à des sous-contentieux, vous pourrez obtenir le même niveau de détail dans les restitutions du *simulateur* et du *calculateur*.

&#x20;**💡**  Pour connaître les natures d’affaires (codes NAC) prises en compte dans un sous-contentieux civil, vous pouvez vous référer à la **nomenclature utilisée**, que vous trouverez dans la **rubrique "Outils"** en bas à gauche de l'écran. Vous pouvez également **la télécharger** afin de la conserver sur votre ordinateur.

<figure><img src="https://610843379-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FrovbWldtaIoFahBgPnfk%2Fuploads%2FF89F85ZOx1MDYzTcyniQ%2FCapture%20d%E2%80%99e%CC%81cran%202024-01-03%20a%CC%80%2013.45.35.png?alt=media&amp;token=a1f4e4b5-3a55-48e1-8abb-09d0a0e88d9e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Si vous voulez réutiliser les données d'A-JUST pour vos déclaratifs annuels d'ETPT dans le cadre des dialogues de gestion, veillez à **ventiler précisément** les activités des agents affectés aux **sous-contentieux répertoriés sur la page "**[**Ventiler ses effectifs"**.](/guide-dutilisateur-a-just/ventilateur/ventiler-ses-effectifs.md)
{% endhint %}

## Etape 4 : Vérifier que l'activité globale atteigne 100%

{% hint style="success" %}
Que vous raisonniez au niveau 3 (contentieux) ou 4 (sous-contentieux), le total des affectations d'un agent, sur des activités juridictionnelles ou non, **doit être égal à 100%** de l’activité globale, **quel que soit son temps de travail**.&#x20;
{% endhint %}

:warning: Même si un agent travaille à temps partiel (80% par exemple), **100% de son temps de travail** (fût-il partiel) **doit être ventilé**.  Vous ne pouvez pas ventiler plus de 100% du temps de travail de l’agent.\
\
:mag: Pour vous aider à visualiser l’état d’avancement de votre ventilation, une barre horizontale s’affiche en rouge, sous les briques colorées des contentieux. Une fois terminée la saisie de la ventilation, cette **barre s’affiche en bleu et indique 100%**.

{% hint style="info" %}
Si la ventilation actuelle est vierge, cliquez sur **"Corriger cette situation"** pour affecter une répartition du temps de travail. \
\
Afin de vous aider à évaluer en pourcentage le temps passé sur chaque activité, n’hésitez pas à utiliser notre **calculatrice de conversion automatique**, disponible pour les magistrats et pour les fonctionnaires, dans la rubrique **"Outils"** du menu de gauche d'A-JUST.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Pour la justesse des calculs, particulièrement ceux effectués dans les tableaux de l'[*Extracteur d'effectifs*](/guide-dutilisateur-a-just/ventilateur/extraire-ses-donnees-deffectifs.md), **un agent doit être affecté à des activités pendant toute la période où il fait partie des effectifs de la juridiction**, même pendant les périodes où il est indisponible à 100%, par exemple en cas de congé maladie ou maternité/paternité/adoption.

Pour plus d'informations sur les indisponibilités, vous pouvez vous référer à la page "[Renseigner les indisponibilités"](/guide-dutilisateur-a-just/ventilateur/renseigner-les-indisponibilites.md).
{% endhint %}

## Etape 5 : Renseigner le départ d'un agent

Lorsqu’un agent quitte la juridiction, **pensez à préciser sa date de départ** en la saisissant en haut à droite de sa fiche. \
\
**Sa fiche ne doit surtout pas être supprimée** afin de conserver l’historique de vos effectifs et de ne pas fausser les résultats du calculateur et du simulateur.


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# Agent Instructions
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