🎉Remplir ses tableaux d'ETPT pour les DDG en quelques minutes
Découvrez comment, après avoir mis à jour les fiches de vos agents dans le "ventilateur" d'A-JUST, vous n'êtes plus qu'à quelques clics de la finalisation des tableaux de collecte annuelle des ETPT.
1. Réalisez une extraction du 1er janvier au 31 décembre de l'année précédente
en vous référant à la page "Extraire ses données d'effectifs" et ouvrez le fichier Excel qui s'est téléchargé sur votre ordinateur. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton "activer la modification" situé dans la barre jaune en haut de l'écran.
Avant de passer à l'étape suivante, nous vous conseillons de ne pas garder le fichier dans vos téléchargements, mais de l'enregistrer sur votre ordinateur dans un dossier où vous pourrez ensuite le retrouver facilement, en utilisant "Fichier" puis "Enregistrer sous".
2. Vérifiez que tous vos agents sont "totalement ventilés"
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Agrégats DDG" et comparez les valeurs des lignes 6 "ETPT sur la période hors indisponibilités" et 7 "Temps ventilés sur la période". Toutes les valeurs (des colonnes E à O), figurant sur ces deux lignes, doivent être identiques.
Si certaines des valeurs de la ligne 7 différent de celles affichées juste au-dessus (ligne 6), cela signifie que des agents ont, au cours de la période d'extraction, été enregistrés avec des situations temporelles "sans ventilation". Autrement dit, la totalité de leur temps de présence dans la juridiction au cours de l'année considérée n'a pas été affectée à des activités (contentieux, sous-contentieux ou autres activités).
Le cas échéant, déterminez pour quel(s) agent(s) il reste des "situations à ventiler". Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, pour chaque agent, la correspondance entre les colonnes L ("ETPT sur la période hors indisponibilités") et M ("Temps ventilés sur la période"). Une différence entre les données apparaissant dans les colonnes L et M vous indique que les ventilations de l'agent considéré sont incomplètes et qu'il faut les compléter dans A-JUST. Pour compléter ou corriger les ventilations d'un agent, vous pouvez vous référer à la page "La ventilation en quelques clics" et veiller particulièrement à ce que toutes les situations, y compris les périodes d'indisponibilité, soient "ventilées" à 100%.
3. Vérifiez que toutes les rubriques "nécessaires dans le cadre des DDG" soient parfaitement ventilées
Pour que les rubriques des dialogues de gestion soient alimentées automatiquement, veillez à ventiler précisément l'activité des agents affectés aux sous-contentieux nécessaires. Ils vous sont précisés sur la page "Ventiler ses effectifs".
Ces différents sous-contentieux sont repérés dans les fiches individuelles agents grâce à un bandeau « DDG » qui apparait sur chacun des blocs concernés.
Vous pourrez effectuer un premier contrôle de cohérence en observant les valeurs restituées dans l'onglet "Agrégats DDG" et, en cas de doute, analyser les données individuelles restituées dans la colonne correspondante de l'onglet "ETPT DDG", en filtrant par exemple les agents affectés au sous-contentieux que vous souhaitez vérifier.
4. Vérifiez l'affectation des agents à la bonne juridiction (TJ/TPROX/CPH)
Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, dans la colonne C "Juridiction", que les agents sont affectés à la bonne juridiction.
Si vous souhaitez changer l'affectation d'un agent, par exemple affecter à un Tribunal de proximité ou à un CPH un agent enregistré au Tribunal judiciaire, cliquez sur la case correspondante dans la colonne C et utilisez le menu déroulant pour le réaffecter.
CAS PARTICULIER DES AGENTS AFFECTES AU CPH
Si un agent est affecté à un CPH situé dans une ville où il y a également le TJ ou un TPROX (tribunal de proximité), affectez l'agent au TJ ou au TProx correspondant.
Si l'agent est affecté à un CPH "détaché" (i.e. situé dans une ville où il n'y a ni TJ ni TPROX), il convient de choisir ledit CPH dans la liste des juridictions proposée dans le menu déroulant de la colonne C "Juridiction".
Un agent ne peut, dans ce fichier, être affecté qu'à une seule juridiction (TJ ou TPROX).
Si vous souhaitez partager l'activité et les calculs d'ETPT d'un agent entre TJ et TPROX, il vous faudra, dans A-JUST, créer deux fiches, avec deux temps partiels correspondant à la proportion de temps de travail consacrée à chacune des juridictions.
Par exemple, un agent travaillant à temps plein, affecté 3 jours par semaine au contentieux de la proximité du TPROX et 2 jours par semaine au contentieux pénal du TJ, devra être créé deux fois dans A-JUST :
la première fiche sera considérée comme un temps partiel à 60% au profit du TPROX et ses activités ventilées au contentieux de la protection du TPROX et, éventuellement, aux activités de soutien du TPROX (jusqu'à atteindre 100%) ;
la deuxième fiche représentera le même agent, avec un temps partiel à 40% au profit du TJ et ses activités seront réparties entre les sous-contentieux pénaux du TJ et, éventuellement, les autres activités au profit du TJ, dont le soutien.
5. Précisez la "fonction" des placés et des juristes assistants
Les tableaux des dialogues de gestion distinguent les placés dits "additionnels" des placés "de substitution". Il vous faut préciser cette information dans la colonne H "Fonction" de l'onglet "ETPT Format DDG".
Par défaut, les agents placés (magistrats et fonctionnaires) sont enregistrés comme "placé additionnel". Si vous souhaitez indiquer qu'un agent était au contraire un "placé de substitution", changez sa fonction dans la case correspondante de la colonne H "Fonction", en utilisant le menu déroulant.
De même, les dialogues de gestion requièrent une précision quant à l'affectation par fonction des juristes assistants. Par défaut, les JA présents dans A-JUST sont affectés au siège ("JA siège autres"). Toutefois, vous pouvez changer leur "fonction" dans la colonne H "Fonction" et les réaffecter, en utilisant le menu déroulant de la case correspondante, en "JA Pôle social", "JA parquet", "JA JP" ou "JA VIF". Leur ETPT sera réparti entre les différentes actions (traitement des affaires civiles, traitement des affaires pénales, action 99, etc.) en fonction de la ventilation de leurs activités saisie dans A-JUST.
ZOOM sur les JA VIF :
Comme indiqué supra, les juristes assistants affectés aux VIF peuvent être identifiés en choisissant la fonction "JA VIF" dans le menu déroulant contextuel de la colonne H "Fonction" de l'onglet "ETPT Format DDG".
Dès lors, leur ETPT sera agrégé dans la colonne X du fichier de la Chancellerie "JURISTE AS - Contractuels A J Prox et A VIF" et réparti entre les différentes actions selon la ventilation de leur temps de travail renseignée dans leur fiche individuelle.
Vos données sont prêtes ! Vous pouvez vous rendre sur les onglets rouge, jaune et vert pour contrôler la cohérence des chiffres calculés, et bien sûr, les modifier si vous le souhaitez.
Dans l'onglet rouge "ETPT_TJ_DDG", vous retrouverez les ETPT des agents affectés au TJ.
Dans l'onglet jaune "ETPT_TPRX_DDG", la matrice s'actualise pour chacun des TPROX de votre juridiction. Pour actualiser le tableau en un clic, modifiez la valeur de la case orange D5 et sélectionner le tribunal de proximité souhaité dans le menu déroulant.
A noter : par convention, l'activité pénale des agents affectés au(x) TPROX reste rattachée au TJ. Les autres activités apparaîtront dans l'onglet du TPROX (ou du CPH) correspondant.
Dans l'onglet vert "ETPT_CPH_DDG", vous pouvez également sélectionner, le cas échéant, le Conseil des prud'hommes à afficher en le sélectionnant dans le menu déroulant de la case orange D5.
Pour finir, un grand merci ! Ce fichier "magique", permettant de remplir automatiquement les tableaux de collecte d'ETPT de la Chancellerie à partir des données d'A-JUST, résulte de la collaboration de l'équipe de la start-up d'Etat A-JUST avec Mme Nathalie DE JONG, statisticienne du SAIR de la Cour d'Appel de LYON. Qu'elle soit ici vivement remerciée, ainsi que sa hiérarchie qui l'a autorisée à consacrer un temps aussi précieux qu'irremplaçable à écrire les formules de calcul permettant d'automatiser ce fichier et faire gagner à nos utilisateurs un temps considérable chaque année. 👏
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