Découvrez comment, après avoir mis à jour les fiches de vos agents dans le "ventilateur" d'A-JUST, vous n'êtes plus qu'à quelques clics de la finalisation des tableaux de collecte annuelle des ETPT.
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en vous référant à la page "Extraire ses données d'effectifs" et ouvrez le fichier Excel qui s'est téléchargé sur votre ordinateur. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton "activer la modification" situé dans la barre jaune en haut de l'écran.
Avant de passer à l'étape suivante, nous vous conseillons de ne pas garder le fichier dans vos téléchargements, mais de l'enregistrer sur votre ordinateur dans un dossier où vous pourrez ensuite le retrouver facilement, en utilisant "Fichier" puis "Enregistrer sous".
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Agrégats DDG", sélectionnez la juridiction concernée dans le menu déroulant situé en haut à gauche du fichier et comparez les valeurs des lignes 6 "ETPT sur la période absentéisme non déduit (hors action 99)" et 7 "Temps ventilés sur la période (hors action 99)". Toutes les valeurs (des colonnes G à V), figurant sur ces deux lignes, doivent être identiques.
Si certaines des valeurs de la ligne 7 différent de celles affichées juste au-dessus (ligne 6), cela signifie que des agents ont, au cours de la période d'extraction, été enregistrés avec des situations temporelles "sans ventilation". Autrement dit, la totalité de leur temps de présence dans la juridiction au cours de l'année considérée n'a pas été affectée à des activités (contentieux, sous-contentieux ou autres activités).
Nous avons intégré un code couleur pour vous permettre de visualiser en un coup d'œil les contentieux et les agents avec des ventilations incomplètes. Quand c'est le cas, la ligne 7 est surlignée en rouge pour signaler une erreur de ventilation sur une ou plusieurs catégories d'agent.
Le message suivant s'affiche : "Des ventilations sont incomplètes, se référer à la colonne Q ("Temps ventilés sur la période (hors action 99)") de l’onglet ETPT format DDG".
Si vous n'avez pas ventilés dans le détail certains contentieux comme le JE ou le JI, le total du contentieux concerné (lignes 6 ou 8) est également surligné en rouge et signale la ou les catégories d'agents pour lesquels des ventilations sont à préciser.
Le cas échéant, déterminez pour quel(s) agent(s) il reste des "situations à ventiler". Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, pour chaque agent, la correspondance entre les colonnes P ("ETPT sur la période absentéisme non déduit (hors action 99)") et Q ("Temps ventilés sur la période (hors action 99)"). Une différence entre les données apparaissant dans les colonnes P et Q est signalée dans la colonne R ("Ecart → ventilations manquantes dans A-JUST") et vous indique que les ventilations de l'agent considérées sont incomplètes et qu'il faut les compléter dans A-JUST.
Vous aurez la même information pour les écarts au JE et au JI dans les colonne S "Ecart JE → détails manquants, à rajouter dans A-JUST" et colonne T "Ecart JE → détails manquants, à rajouter dans A-JUST".
Pour une plus grande lisibilité sur l'ensemble des ventilations restant à compléter, les lignes de chacun des agents concernés s'affichent en rouge. Pour corriger ou compléter une ventilation, vous pouvez vous référer à la page "La ventilation en quelques clics" et veiller particulièrement à ce que toutes les situations, y compris les périodes d'indisponibilité, soient "ventilées" à 100%.
Pour que les rubriques des dialogues de gestion soient alimentées automatiquement, veillez à ventiler précisément l'activité des agents affectés aux sous-contentieux recensés dans la matrice de la DSJ. Ils vous sont précisés sur la page "Ventiler ses effectifs".
Ces différents sous-contentieux sont également repérés dans les fiches individuelles agents grâce à un bandeau « DDG » qui apparait sur chacun des blocs concernés.
Vous pourrez effectuer un premier contrôle de cohérence en observant les valeurs restituées dans l'onglet "Agrégats DDG" et, en cas de doute, analyser les données individuelles restituées dans la colonne correspondante de l'onglet "ETPT DDG", en filtrant par exemple sur le fichier Excel les agents affectés au sous-contentieux que vous souhaitez vérifier.
Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et vérifiez, dans la colonne D "Juridiction", que les agents sont affectés à la bonne juridiction.
Si vous souhaitez changer l'affectation d'un agent, par exemple affecter à un Tribunal de proximité ou à un CPH un agent enregistré au Tribunal judiciaire, cliquez sur la case correspondante dans la colonne D et utilisez le menu déroulant pour le réaffecter.
CAS PARTICULIER DES AGENTS AFFECTES AU CPH
Si un agent est affecté à un CPH situé dans une ville où il se situe également le TJ ou un TPROX (tribunal de proximité), affectez l'agent au TJ ou au TProx correspondant.
Si l'agent est affecté à un CPH "détaché" (i.e. situé dans une ville où il n'y a ni TJ ni TPROX), il convient de choisir ledit CPH dans la liste des juridictions proposée dans le menu déroulant de la colonne D "Juridiction".
Un agent ne peut, dans ce fichier, être affecté qu'à une seule juridiction (TJ ou TPROX).
Si vous souhaitez partager l'activité et les calculs d'ETPT d'un agent entre TJ et TPROX par exemple, il vous faudra, dans A-JUST, créer deux fiches agents, avec deux temps partiels correspondant à la proportion de temps de travail consacrée à chacune des juridictions.
Par exemple, un agent travaillant à temps plein, affecté 3 jours par semaine au contentieux de la proximité du TPROX et 2 jours par semaine au contentieux pénal du TJ, devra être créé deux fois dans A-JUST :
la première fiche sera considérée comme un temps partiel à 60% au profit du TPROX et ses activités ventilées au contentieux de la protection du TPROX et, éventuellement, aux activités de soutien du TPROX (jusqu'à atteindre 100%) ;
la deuxième fiche représentera le même agent, avec un temps partiel à 40% au profit du TJ et ses activités seront réparties entre les sous-contentieux pénaux du TJ et, éventuellement, les autres activités au profit du TJ, dont le soutien.
Les tableaux des déclarations d'ETPT de la DSJ distinguent les placés dits "additionnels" des placés "de substitution". Il vous faut préciser cette information dans la colonne I "Fonction" de l'onglet "ETPT Format DDG".
Par défaut, les agents placés (magistrats et fonctionnaires) sont enregistrés comme "placé additionnel". Si vous souhaitez indiquer qu'un agent était au contraire un "placé de substitution", changez sa fonction dans la case correspondante de la colonne I "Fonction", en utilisant le menu déroulant.
De même, les dialogues de gestion requièrent une précision quant à l'affectation par fonction des juristes assistants. Par défaut, les JA présents dans A-JUST sont affectés au siège ("JA siège autres"). Toutefois, vous pouvez changer leur "fonction" dans la colonne I "Fonction" et les réaffecter, en utilisant le menu déroulant de la case correspondante, en :
"JA Pôle social"
"JA parquet"
" JA JAP"
"JA JE"
"JA JI"
"JA JLD"
Dans l'onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG ", leur ETPT sera réparti en fonction des ventilations réalisées dans A-JUST et de la fonction que vous aurez sélectionnée.
Comment sont affectés les ETPT des JA dans l’onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG" ?
L’action 1 (affectation au traitement des contentieux civils) et l’action 2 (activités pénales) tiennent compte exclusivement des ventilations effectuées dans A-JUST.
Ainsi, si vous avez, dans A-JUST, affecté un JA à temps plein à 40% au JLD civil et à 35% au JLD pénal, vous verrez apparaître 0,40 ETPT dans la ligne "action civile" de la colonne "Juristes assistants affectés aux JLD" et 0,35 ETPT dans la ligne "action pénale" de cette même colonne, et ce, quelle que soit la fonction que vous aurez sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG".
Les autres activités (accueil du justiciable, soutien, formations dispensées, accès au droit et action 99) tiennent compte des ventilations effectuées dans A-JUST ET de la fonction sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG", laquelle permet de les affecter dans la bonne colonne de la matrice de la DSJ.
Ainsi, si, pour un agent, ventilé dans A-JUST à 25% au Soutien, vous avez sélectionné la fonction "JA JLD", un ETPT de 0,25 sera comptabilisé dans la ligne « Action 6 – Soutien » de la colonne "Juristes assistants affectés aux JLD". Si, en revanche, vous avez sélectionné la fonction « JA JE » dans la colonne I (fonction) de l’onglet ETPT format DDG, alors l’ETPT de 0,25 apparaîtra dans la ligne « soutien » de la colonne ETPT Juristes Assistants affectés aux JE.
Notre conseil : ventilez précisément les activités des juristes assistants dans l’espace A-JUST de votre juridiction. Au moment de faire votre extraction, vous n'aurez plus qu'à préciser la juridiction à laquelle ils sont affectés (TJ ou TPRX), puis choisir la fonction que vous souhaitez leur attribuer (JA pôle social, JA parquet, JA JAP, etc.).
Pour les contractuels A JP, vous avez également le choix, dans le menu déroulant de la case correspondante du fichier d'extraction, entre les fonctions suivantes :
"CONT A JP Siège"
"CONT A JP Parquet"
Ils sont par défaut enregistrés comme "CONT A JP Siège".
Comme pour le JA, vous retrouvez ces ETPT dans les colonnes afférentes de l'onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG", selon le mode d’affectation indiqué pour les JA.
Enfin, concernant les autres contractuels A, vous pouvez choisir dans le menu déroulant de la case correspondante du fichier d'extraction entre :
"CONT A VIF Siège"
"CONT A VIF Parquet"
"CONT A Autres".
Si vous sélectionnez l’une des deux rubriques « VIF » (CONT A VIF Siège" ou "CONT A VIF Parquet"), alors les ETPT de ces contractuels apparaîtront dans l’onglet "ETPT_JUR_ASS_DDG", tout comme ceux des contractuels A JP.
En revanche, si vous choisissez la fonction « CONT A Autres », alors ces ETPT n’apparaîtront pas dans la table ETPT_JUR_ASS_DDG, réservée aux contractuels VIF et JP, mais ils seront comptabilisés avec les ETPT des titulaires, dans la table des ETPT greffe du TJ, du TProx ou du CPH, conformément aux préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ.
Vous pouvez vous rendre sur les onglets rouge, jaune et vert pour visualiser les agrégats automatiquement calculés, et bien sûr, les modifier manuellement avant transmission si vous le souhaitez.
Dans l'onglet rouge "ETPT_TJ_DDG", vous retrouverez les ETPT des agents affectés au TJ.
Dans l'onglet jaune "ETPT_TPRX_DDG", la matrice s'actualise pour chacun des TPROX de votre juridiction. Pour actualiser le tableau en un clic, modifiez la valeur de la case orange D5 et sélectionnez le tribunal de proximité souhaité dans le menu déroulant.
À noter : par convention, l'activité pénale des agents affectés au(x) TPROX reste rattachée au TJ. Les autres activités apparaîtront dans l'onglet du TPROX (ou du CPH) correspondant.
Dans l'onglet vert "ETPT_CPH_DDG", vous pouvez également sélectionner, le cas échéant, le conseil de prud'hommes à afficher en utilisant le menu déroulant de la case orange D5.
Dans l'onglet vert "ETPT_JUR_ASS_DDG", la matrice s'actualise également pour chacune des juridictions de votre ressort. Pour actualiser le tableau en un clic, modifiez la valeur de la case orange D5 et sélectionnez la juridiction souhaitée dans le menu déroulant.
Comme indiqué dans les paragraphes précédents, cette automatisation vous permet d'obtenir des valeurs arithmétiques dans les cellules correspondantes des tables de collecte de la Chancellerie, à partir des données saisies dans votre outil de pilotage A-JUST et des quelques précisions apportées aux points 4. et 5. supra.
Il vous appartient de les contrôler et, si vous le souhaitez, d'en modifier éventuellement les valeurs en fonction de ce que vous estimez devoir être transmis à la cour d'appel, selon les circuits habituels.
Pour transmettre vos tableaux de collecte à la cour d'appel, deux méthodes s'offrent à vous :
transmettre votre fichier de travail en l'état. Dans ces conditions, vos destinataires disposeront de toutes les données de détail nominatif contenues dans le classeur Excel et se chargeront de la compilation.
alimenter directement la matrice globale de collecte des ETPT de la DSJ : pour ce faire, nous vous invitons à lire le court tutoriel ci-dessous.
avec votre clavier : clic droit + l'icône représentant un presse papier avec les chiffres 123
OU clic droit + collage spécial et sélectionner "Valeurs" dans le menu "Coller", puis OK.
Pour finir, un grand merci ! Ce fichier "magique", permettant de remplir automatiquement les tableaux de collecte d'ETPT de la Chancellerie à partir des données d'A-JUST, résulte de la collaboration de l'équipe de la start-up d'Etat A-JUST avec Mme Nathalie DE JONG, statisticienne du SAIR de la Cour d'Appel de LYON. Qu'elle soit ici vivement remerciée, ainsi que sa hiérarchie, qui l'a autorisée à consacrer un temps aussi précieux qu'irremplaçable à écrire les formules de calcul permettant d'automatiser ce fichier et faire gagner à nos utilisateurs un temps considérable chaque année.
