Nul besoin de multiplier les fiches : si un greffier change de catégorie (pour passer de B à A par exemple) , alors il n'est pas utile de créer une seconde fiche :
Avant d'aborder le sujet des changements de fonctions à proprement parler, rappelons qu'il est nécessaire de créer des fiches distinctes dès lors qu'un agent est ponctuellement présent dans votre juridiction pendant des périodes qui ne se succèdent pas directement : par exemple pour un placé ou un vacataire qui intervient quelques semaines/mois en cours d'année, quitte la juridiction puis y revient ponctuellement sur une autre période.
MEMO : un placé ou un vacataire intervient à plusieurs reprises dans votre juridiction sur des périodes discontinues.
Prenons l'exemple d'un magistrat placé délégué dans la juridiction du 1er janvier au 31 avril 20NN et du 1er septembre au 31 décembre 20NN.
Renseignez une première fiche au nom de l'agent avec une date d'arrivée et une date de départ correspondant aux dates effectives de la première délégation
Ventilez la répartition de ses activités et renseignez ses éventuelles indisponibilités durant cette période
Créez une nouvelle fiche pour la seconde période avec les mêmes nom/prénom et matricule avec une date d'arrivée et une date de départ correspondant aux dates effectives de la seconde délégation
Ventilez la répartition de ses activités et renseignez ses éventuelles indisponibilités durant cette 2de période.
Les cumuls d'ETPT vous seront alors correctement restitués dans les lignes correspondantes des extractions d'ETPT d'A-JUST pour les DDG.
A la marge, certains changements de fonction vont, de la même manière, nécessiter la création d'une nouvelle fiche agent A-JUST pour une même personne.
Cas 1 : un magistrat est déspécialisé dans la même juridiction
Dans ces situations très particulières, nous vous conseillons de créer une seconde fiche pour l'agent plutôt que de renseigner une nouvelle situation. À défaut, au moment de la répartition des ETPT, A-JUST va effectuer ses calculs sur la seule base de la dernière fonction connue.
Ainsi, en créant une nouvelle fiche, vous êtes assuré d'une juste répartition de l'activité précédente et de l'activité actuelle dans les onglets ETPT de la matrice DSJ des dialogues de gestion.
Prenons l'exemple d'un JI ayant obtenu sa déspécialisation au 01/09/20NN :
Renseignez une date de départ sur la fiche portant la mention JI, à la veille de la prise des nouvelles fonctions (ex : 31/08/NN)
Créez une nouvelle fiche avec les mêmes nom/prénom et matricule avec une date d'arrivée au jour de la prise des nouvelles fonctions
Sélectionnez la nouvelle fonction (ex : J)
Dans "situation à prendre en compte à compter du..." choisissez la date de début de la prise des nouvelles fonctions (ex : 01/09/NN).
Ventilez la nouvelle répartition des activités du magistrat.
Une fois la création de ces deux fiches effectuées, l'activité du magistrat sera ainsi correctement reportée au prorata du temps passé dans les anciennes et nouvelles fonctions dans les colonnes correspondantes de l'extracteur d'ETPT, pour chacune des périodes de l'année N.
Cas 2 : un magistrat ou fonctionnaire placé intègre les effectifs de votre juridiction
Dans ce cas, il vous faudra créer une nouvelle fiche pour l'agent plutôt que de renseigner une nouvelle situation dans la fiche qui a pu être créée à l'occasion d'une délégation dans votre juridiction, afin de permettre à A-JUST d'affecter correctement les ETPT afférents à chacune des périodes passées dans la juridiction sous des statuts différents.
Prenons l'exemple d'un juge placé devenant JAF au 01/09/20NN :
Renseignez une première fiche agent lorsque ce juge placé a été délégué dans votre juridiction, avec une date d'arrivée au 1er jour de sa délégation et une date de départà l'issue de celle-ci (ex : 31/08/NN)
S'il est ensuite nommé dans votre juridiction, créez une nouvelle fiche avec les mêmes nom/prénom et matricule avec une date d'arrivée au jour de la prise de ses nouvelles fonctions de JAF
Sélectionnez la nouvelle fonction (JAF)
Dans "situation à prendre en compte à compter du..." choisissez la date de prise des nouvelles fonctions (ex : 01/09/NN).
Ventilez la nouvelle répartition des activités du magistrat.
Une fois la création de ces deux fiches effectuées, l'activité du magistrat sera ainsi correctement reportée au prorata du temps passé dans les anciennes et nouvelles fonctions dans les colonnes correspondantes de l'extracteur d'ETPT.
Les ETPT correspondant à la période de délégation de magistrat placé seront reportés dans l'une des deux lignes suivantes : "placé de substitution" ou "placé additionnel" et les derniers mois de l'année (à compter du 01.09 dans cet exemple) seront comptabilisés dans la colonne "JAF".
Cas 3 : un magistrat ou un fonctionnaire devient réserviste
Là encore, nous vous conseillons de créer une seconde fiche pour l'agent plutôt que de renseigner une nouvelle situation dans sa fiche de titulaire. À défaut, au moment de la répartition des ETPT, A-JUST va effectuer ses calculs sur la base de la dernière fonction connue.
Or, en devenant réserviste, l'activité de l'agent fait l'objet d'une collecte complémentaire et doit être reportée de la même manière qu'un vacataire, un MTT…
Prenons l'exemple d'un greffier à 100% au début de l'année N devenant réserviste au 01/09/20NN suite à un départ à la retraite en cours d'année :
Renseignez une date de départ sur la première fiche à la veille de son départ à la retraite (ex : 31/03/NN)
Créez une nouvelle fiche avec les mêmes nom/prénom et une date d'arrivée au jour de début de ses nouvelles fonctions de réserviste
Sélectionnez la nouvelle fonction (Greffier réserviste )
Dans "situation à prendre en compte à compter du..." choisissez la date de début de ses nouvelles fonctions de réserviste(ex : 01/09/NN).
Evaluez son nouvel ETPT grâce à la calculatrice mise à votre disposition pour convertir des vacations en ETPT
Ventilez la nouvelle répartition des activités de ce greffier devenu réserviste.
Grâce à la création de cette deuxième fiche, seuls les ETPT correspondant aux 3 premiers mois de l'année de l'activité de l'agent seront bien reportés dans la colonne dédiée aux titulaires des matrices de la DSJ pour les DDG et vous pourrez déclarer les vacations effectuées ensuite en qualité de réserviste dans l'outil de collecte réservé aux vacataires.
