Pour ce faire, ouvrez sa fiche agent, et cliquez sur "Ajouter" dans le bloc dédié "Indisponibilités", sans modifier quoi que ce soit d'autre. Renseignez la période et le %age d'indisponibilité (100%, par exemple, pour un congé maladie).
Renseignez l'absence dès que vous en avez connaissance, tout en vous assurant que l'ensemble de l'activité de l'agent soit bien ventilée, même durant la période d'indisponibilité : nous pourrons ainsi réintégrer, pour les dialogues de gestion, ce qui relève de l'absentéisme classique et ne déduit donc pas d'ETPT et imputer automatiquement dans la ligne de la trame de la DSJ ce qui relève de l'action 99.
Pour rappel : toutes les indisponibilités relevant de l'action 99 au sens des DDG ne sont pas listées dans A-JUST. Vous pouvez, selon les cas, choisir "Autre indisponibilité (action 99)" ou "Autre absentéisme" lorsque vous souhaitez sélectionner un motif qui n'est pas spécifiquement mentionné dans le menu déroulant.
Toutefois, comme pour les changements de fonction, le suivi de certaines indisponibilités dans A-JUST peut, exceptionnellement, nécessiter la création de plusieurs fiches pour un même agent afin de répondre aux exigences des déclaratifs annuels d'ETPT.
Ainsi, certaines positions administratives ne générant pas d'ETPT dans LOLFI ne doivent pas être saisies comme indisponibilités dans A-JUST pour être correctement imputées dans l'extracteur d'ETPT des dialogues de gestion : c'est le cas par exemple du congé parental supérieur à 6 mois, du congé de longue durée (CLD), de la mise en disponibilité, du détachement, ou de toutes les autres POSAD ne générant pas d'ETPT, listées dans la circulaire DDG de la DSJ (image ci-dessous)
Ces situations administratives ne générant pas d'ETPT et notamment les congés parentaux supérieurs à 6 mois, les congés de longue durée (CLD), les mises en disponibilité ou les détachements peuvent à votre convenance être saisies dans A-JUST de 2 manières :
Option 1 : vous indiquez une date de sortie de la juridiction correspondant à la veille du départ effectif de l'agent : celui-ci sort alors de vos effectifs A-JUST à compter de cette date et vous devrez, s'il revient dans la juridiction, créer une nouvelle fiche à son retour.
Option 2 : vous renseignez dans sa fiche actuelle une nouvelle situation avec un temps de travail à 0 à compter du début de la nouvelle situation administrative : l'agent sera toujours décompté dans vos effectifs mais ne génèrera pas d'ETPT. Vous n'aurez pas besoin de créer une nouvelle fiche à son éventuel retour.
Vous pouvez en tout état de cause ajouter un commentaire dans sa fiche en précisant la situation : "À partir du XX/XX/20NN, YY est en CLD pour une durée de YY mois."
Exemple 1 : un agent est placé en congé longue durée (CLD) après un congé longue maladie (CLM).
Exemple : Un agent est placé en CLD au 01/09/20NN après un CLM d'un an.
Si ce n'est pas déjà fait, renseignez de date à date une indisponibilité pour toute la période du CLM (01/09/année N-1 au 31/08/20NN) en sélectionnant ce motif dans la liste des indisponibilités. Cette position génèrera de l'ETPT qui sera automatiquement imputé en action 99 dans l'extracteur d'ETPT.
Choisissez ensuite une des deux options pour renseigner le CLD (situation ne générant pas d'ETPT) :
option 1 : indiquez une date de sortie de la juridiction au 31/08/20NN : l'agent sort de vos effectifs à cette date et vous devrez, s'il revient dans la juridiction, créer une nouvelle fiche à son retour.
option 2 : renseignez dans sa fiche actuelle une nouvelle situation avec un temps de travail à 0 avec compter du 01/09/20NN (date de début du CLD) : l'agent sera toujours décompté dans vos effectifs mais ne génèrera pas d'ETPT. Vous n'aurez pas besoin de créer une nouvelle fiche à son éventuel retour.
Vous pouvez en tout état de cause ajouter un commentaire dans sa fiche en précisant la situation : "À partir du 01/09/20NN, XX est en CLD pour une durée de YY mois."
Dans les deux cas, les calculs se feront ainsi pour les déclaratifs d'ETPT de l'année 20NN :
0,67 ETPT pour la période de janvier au 31 août, affectés intégralement en action 99.
0,33 ETPT (quatre derniers mois de l'année) exclus des cumuls d'ETPT effectués par A-JUST pour les DDG, à compter de son CLD.
Conformément aux préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ, cet agent ne décomptera donc, dans les extractions d'ETPT issues d'A-JUST, que 0,67 ETPT pour l'année concernée, intégralement reportés en action 99.
Si un CLD intervient sans CLM préalable, indiquez directement une date de sortie ou renseignez une nouvelle situation avec un temps de travail à 0 à la date de début du CLD et précisez la situation dans les commentaires.
Exemple 2 : un agent revient dans la juridiction après une situation ne générant pas d'ETPT
Lorsqu'un agent revient dans la juridiction après une absence de type CLD ou toute autre POSAD ne générant pas d'ETPT (ex. détachement ou congé parental supérieur à 6 mois) :
Deux options s'offrent à vous :
si vous aviez renseigné une date de départ de la juridiction lorsque l'agent a quitté ses fonctions, créez une nouvelle fiche agent avec les mêmes nom/prénom et matricule et une date d'arrivée dans la juridiction correspondant à la date de reprise (ex. : 01/01/20NN) .
si vous aviez renseigné une situation avec un temps de travail à 0 lorsque l'agent a quitté ses fonctions, enregistrez une nouvelle situation à compter de la date de reprise, avec le nouveau temps de travail et la nouvelle ventilation des activités de l'agent.
En cas de changement de son temps administratif de temps de travail (temps partiel), renseignez-le dans la nouvelle fiche agent ou la nouvelle situation créée (ex : renseignez 0,8 ETPT si la personne revient à 80%)
En cas de temps partiel thérapeutique (TPT) par exemple à 50% ajoutez dans la fiche agent une indisponibilité de 50% pour ce motif.
Il arrive parfois que le temps de travail de l'agent évolue durant l'année (par exemple, passage d'un temps partiel à 80% à temps plein ou d'un temps partiel thérapeutique de 60 à 40%). Dans ce cas, créez à chaque fois une nouvelle situation sur la même fiche agent en renseignant le nouveau temps administratif de travail (temps plein/temps partiel) ou une indisponibilité (pour les temps partiel thérapeutiques) avec le nouveau %age d'absence, et ce pour chaque période affectée par ces changements.
Ainsi, les restitutions d'ETPT des extracteurs seront calculées automatiquement selon les préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ et vous n'aurez pas à opérer ces calculs fastidieux au moment de la collecte d'ETPT de l'année concernée.
Exemple 3 : un agent est en congé parental pour une durée inférieure à six mois
Prenons l'exemple suivant : une personne a un congé parental de quatre mois (du 01/01/20NN au 30/04/20NN).
Comment saisir cette situations dans A-JUST ?
Pour rappel, la règle des dialogues de gestion est la suivante : l'ETPT correspondant à un congé parental inférieur à six mois est à imputer dans l'action 99, à l'inverse de celui correspondant à un congé parental de plus de six mois qui ne génère pas d'ETPT.
Appliquons cette règle.
Dans la fiche de l'agent, saisissez le congé parental avec un motif d'indisponibilité "congé parental < 6 mois" sur la période (ex : du 01/01 au 30/04/20NN).
L'indisponibilité ainsi créée, trois situations apparaissent dans la fiche A-JUST de l'agent concerné :
celle avant le congé parental < à 6 mois
celle pendant le congé parental < à 6 mois
celle après le congé parental < à 6 mois
Si vous aviez déjà ventilé les activités de votre agent, ces ventilations sont reprises dans les situations en cours et à venir. Vous pouvez les modifier en cliquant sur corriger pour ajuster, si besoin, la ventilation de l'agent à son retour de congé.
Exemple 4 : un agent bénéficie d'un congé parental pour une durée supérieure à six mois
Prenons l'exemple suivant : une personne dispose d'un congé parental de dix mois (du 01/01/20NN au 31/10/20NN).
Comment saisir cette situation dans A-JUST ?
Pour rappel, la règle des dialogues de gestion est la suivante : le congé parental inférieur à six mois est à imputer dans l'action 99, à l'inverse du congé parental de plus de six mois, qui ne génère pas d'ETPT.
Appliquons cette règle.
Pour un décompte d'ETPT conforme aux prescriptions de la cellule contrôle de gestion de la DSJ, deux options s'offrent à vous :
Vous pouvez saisir une date de départ de la juridiction au 31/12 de l'année N-1 et créerensuite une nouvelle fiche agent avec une date d'arrivée correspondant à sa date de retour (le 01/11/20NN)
Vous pouvez aussi cliquer sur "renseigner une nouvelle situation" pour enregistrer un temps de travail en ETPT à 0 durant la période d'absence de la juridiction (à compter du 01/01/20NN)
Comment enregistrer le retour de l'agent ?
Si vous avez sorti l'agent des effectifs comme indiqué précédemment, vous pouvez créer une nouvelle fiche agent avec une date d'arrivée correspondant à la date de retour dans la juridiction (ex : le 01/11/20NN)
Si vous avez renseigné durant son absence une situation avec un temps de travail en ETPT équivalent à 0, vous pouvez cliquer sur "renseigner une nouvelle situation" à compter du retour de l'agent (le 01/11/20NN dans notre exemple), enregistrer le nouveau temps administratif de travail de l'agent puis saisir la nouvelle ventilation de ses activités.
Comment enregistrer un congé parental initial de moins de 6 mois prolongé ?
Il vous suffit d'appliquer la règle d'enregistrement du congé parental inférieur à 6 mois pour la première période et, en cas de prolongation, celle du congé parental supérieur à 6 mois à compter du 1er jour du 7ème mois. (cf supra)
