A-JUST vous propose, si vous le souhaitez, de créer, importer ou gérer des référentiels de temps moyen accessibles uniquement aux utilisateurs de votre juridiction ayant des droits sur la section et la catégorie d'agents concernés.
Vous pouvez accédez à l'interface en cliquant sur "Outils / Référentiels de temps moyens" dans le menu général de l'application, à gauche de votre écran.
Vous pourrez également y accéder directement depuis le cockpit en sélectionnant "Comparer" puis "Personnaliser" et "Référentiel de temps moyen" puis "Créer un référentiel".
Chaque référentiel est propre aux magistrats ou au greffe et peut être renseigné pour tout ou partie des contentieux et/ou sous-contentieux.
Le renseignement d’un ou plusieurs référentiels de temps moyens par dossier offre des informations additionnelles dans le cockpit mais n’est en aucun cas une obligation ou un pré-requis au bon fonctionnement d’A-JUST. Son élaboration et son usage sont totalement à la main de l’utilisateur.
Sur cet écran de gestion des référentiels, vous pouvez :
créer un référentiel de temps moyen pour le SIÈGE ou pour le GREFFE ;
supprimer un référentiel ;
importer un référentiel renseigné dans Excel ;
télécharger un référentiel vierge.
Pour chacun de vos référentiels, vous retrouvez les informations suivantes :
le nom ;
la catégorie d'agents concernée ;
la date de création ;
la date de dernière modification ;
le statut (local ou importé) : local indique que le référentiel a été créé par vos soins directement sur A-JUST ; le statut importé signale que le référentiel a été téléchargé dans A-JUST depuis un fichier Excel.
Vous pouvez les renommer ou les dupliquer en créant une copie d'un référentiel sélectionné (il vous est proposé avant sa duplication de donner un nom au document ainsi généré).
Vous pouvez créer un nouveau référentiel A-JUST directement dans l'outil en partant d'une base vierge ("Créer un référentiel"), en important ("Importer un référentiel") un fichier Excel ou en dupliquant un référentiel existant ("Dupliquer").
Pour supprimer un référentiel, cliquez sur la case à cocher en face de la ligne concernée puis sur "🗑️ Supprimer" dans le bandeau du haut.
Vous pouvez téléverser à tout moment dans l'espace A-JUST de votre juridiction un référentiel déjà existant au format Excel mis à votre disposition dans "Télécharger un référentiel vierge" : cliquez pour cela sur "Importer un référentiel" dans l'écran "Référentiels de temps moyens" de la rubrique "Outils" du menu principal de gauche. Il peut s'agir :
d'un référentiel exporté d'A-JUST ou transmis par une autre juridiction :
d'un modèle de référentiel que vous aurez préalablement téléchargé depuis A-JUST pour le renseigner ou le faire renseigner sous Excel et que vous souhaitez, après modification, importer dans l'espace de votre juridiction.
Vous pouvez obtenir le modèle vierge de référentiel de temps moyens, alimentable et modifiable sous Excel, dans "Outils > Référentiels de temps moyens > Télécharger un référentiel vierge" en haut à droite de l'écran. Pour pouvoir l'importer ensuite dans A-JUST, le format du fichier renseigné devra strictement respecter la mise en forme de ce modèle.
Pour réaliser l'import :
renseignez le nom que vous souhaitez donner à ce nouveau référentiel et précisez si les temps moyens enregistrés concernent les magistrats du siège ou les agents du greffe ;
sélectionnez le fichier Excel à importer sur le disque dur de votre ordinateur en cliquant sur "Choisir un fichier" ;
cliquez sur "Importer" pour le retrouver immédiatement dans la liste de vos référentiels de temps moyens, à disposition pour toute comparaison que vous souhaiteriez ensuite effectuer dans le .
Les référentiels importés sont distingués par une pastille verte "Importé" dans la colonne "Statut".
Pour alimenter les modèles vierges mis à votre disposition avant de les importer dans A-JUST, il est nécessaire de respecter les précautions d'usage ci-dessous :
ne modifiez pas la structure du fichier : veillez à ne pas supprimer ni ajouter d'onglet ou de ligne car en ce cas le fichier ne pourra être importé ;
cliquez sur l'onglet "TEMPS-MOYENS" pour saisir les durées dans la colonne C (en jaune) en regard des contentieux ou sous-contentieux concernés ;
Le temps moyen par dossier doit impérativement être saisi dans le format "h:mm". Par exemple, si vous souhaitez enregistrer un temps de 3 heures et 4 minutes, il vous faut noter 3:04 et non 3:4 ni 03:04. Pour 13 heures et 9 minutes, saisissez 13:09.
Vous n'êtes pas obligé de tout renseigner !
Vous pouvez privilégier un ou plusieurs contentieux que vous souhaitez suivre en fonction de vos priorités et besoins de pilotage.
De même, suivant le degré de finesse qui vous semble le plus pertinent, vous pouvez choisir de renseigner une durée de temps moyen ou un nombre de dossiers sur une période pour un ou plusieurs sous-contentieux, sans nécessairement devoir renseigner de valeur au niveau du contentieux principal.
Les valeurs renseignées au niveaux d'un ou plusieurs sous-contentieux sont totalement indépendantes des valeurs éventuellement saisies au niveau des contentieux afférents et ne se cumulent pas : aucune corrélation n'est effectuée entre les unes et les autres.
Lorsque vous choisissez "Créer un référentiel", il vous est d'abord proposé de lui donner un nom puis de choisir une catégorie d'effectif : SIÈGE ou GREFFE.
Ce choix vous permettra de sélectionner ensuite le référentiel en sachant s'il s'agit de temps moyens par dossier enregistrés pour le greffe ou pour les magistrats du siège. Au sucroît, il permet d'automatiser les calculs de correspondance entre le nombre de dossiers par jour ou par mois et le temps moyen consacré à chaque dossier en tenant compte du temps de travail respectif de chaque catégorie d'agent (208 jours par an et 8h par jour pour le SIÈGE / 1607 heures par an et 7h par jour pour le GREFFE).
Vous pouvez saisir, au choix, le temps consacré au traitement d'un dossier du contentieux ou sous-contentieux concerné ou le nombre de dossiers susceptibles d'être traités par heure ou par mois. A-JUST calcule les autres valeurs à partir de celles que vous avez saisies.
Vous n'êtes pas obligé de tout renseigner !
Vous pouvez privilégier un ou plusieurs contentieux que vous souhaitez suivre en fonction de vos priorités et besoins de pilotage.
De même, suivant le degré de finesse qui vous semble le plus pertinent, vous pouvez choisir de renseigner une durée de temps moyen ou un nombre de dossiers sur une période pour un ou plusieurs sous-contentieux, sans nécessairement devoir renseigner de valeur au niveau du contentieux principal.
Les valeurs renseignées au niveaux d'un ou plusieurs sous-contentieux sont totalement indépendantes des valeurs éventuellement saisies au niveau des contentieux afférents et ne se cumulent pas : aucune corrélation n'est effectuée entre les unes et les autres.
Une fois les éléments qui vous intéressent saisis dans l'écran, cliquez sur "Enregistrer" et retrouvez votre référentiel dans la liste des référentiels existants. Les référentiels ainsi créés sont distingués par une pastille bleue "local" dans la colonne "Statut".
Cliquez sur le nom d'un référentiel pour l'ouvrir et le consulter ou le modifier.
En cliquant sur "Enregistrer sous", vous pourrez créer un nouveau référentiel à partir de celui que vous venez d'ouvrir ou de saisir. Cela vous permet, par exemple, de créer un second document avec de légers ajustements sans devoir tout renseigner à nouveau et en conservant le précédent.
Vous pouvez "Annuler" ou cliquer sur "Retour" afin de revenir sur l'écran précédent en cas de mauvaise saisie ou de sélection erronée d'un référentiel.
Vous pouvez également "Exporter sous Excel" le référentiel ainsi alimenté pour en partager les données au sein de votre juridiction, avec une autre juridiction voire le compléter sous Excel afin de l'importer à nouveau sur A-JUST.
Dans l'écran de gestion des référentiels, vous pouvez choisir dun fichier. Cela vous permet de créer un référentiel à partir de notre modèle Excel vierge ou d'ajouter un référentiel déjà créé sur cette base, qui vous aurait été transmis, par exemple, par une autre juridiction.
