Vous pouvez la télécharger en cliquant sur "Calculatrice de ventilation" dans la rubrique "Outils" en bas à gauche de votre écran.

Si besoin, n'omettez pas de cliquer sur "Activer les modifications".

Choisissez l'onglet Magistrats / Fonctionnaires

Renseignez le temps de travail de l'agent, en pourcentage d'un temps plein (par exemple 100% pour un agent travaillant à temps plein, ou 50% pour un agent travaillant à mi-temps)

Choisissez de raisonner :

• en temps réel passé sur une activité, juridictionnelle ou non

• ou en temps consacré à des tâches périodiques (ex. audiences)

Saisissez :

1. le temps passé dans la case jaune

2. puis sélectionnez l'unité

3. et la fréquence.

A-JUST calcule automatiquement le pourcentage de son temps de travail consacré à cette activité : vous n'avez plus qu'à le reporter dans la fiche individuelle de l'agent concerné pour ventiler son temps de travail.

A l'inverse, le troisième onglet "Reconvertir un pourcentage" vous permet de déterminer, pour un magistrat ou un fonctionnaire, à quel volume horaire correspond un pourcentage donné de son temps de travail.

Le mode de remplissage des feuilles de temps est similaire à celui proposé par A-JUST dans le ventilateur : renseignez la situation administrative, le temps de travail et répartissez l'activité en fonction des différents sous-contentieux en veillant à ne pas dépasser les 100%.

1. Renseignez la catégorie de l'agent (magistrat, greffe, autour du magistrat), son nom et prénom, et sa fonction. Indiquez ensuite si l'agent est à temps partiel ou à temps complet, puis le pourcentage de temps de travail ;

2. Saisissez la répartition des activités de vos agents en pourcentage, au niveau des sous-contentieux. A-JUST calcule ensuite le total au niveau du contentieux. Bénéficiez enfin de la calculatrice de ventilations si vous avez besoin d'aide ;

3. Veillez à atteindre 100% : même si un agent travaille à temps partiel (80% par ex), 100% de son temps de travail doit être ventilé.

Vous pouvez importer dans A-JUST les fiches Excel une fois celle-ci renseignées et pré-alimenter les situations sans avoir à en ressaisir le contenu.

Dans "Situation administrative", choisissez d'"Importer une situation pré-renseignée" puis sélectionnez le fichier Excel concernant l'agent dont vous êtes en train de renseigner la fiche directement à partir des documents enregistrés dans votre ordinateur. A-JUST remplit automatiquement sur la base du contenu de ce fichier Excel les éléments liés à la situation administrative de l'agent ainsi que la répartition de son temps de travail disponible.

Vous êtes notifié une fois la fiche importée ! Les données qui ont été pré-renseignées sont indiquées en vert avec la mention "Importé". Les éléments qu'il vous reste à compléter, comme la date de prise en compte de la situation par exemple, sont indiqués avec la mention "À compléter".

Vous n'avez plus qu'à indiquer la date à partir de laquelle cette situation est à prendre en compte (une date passée ou future), puis cliquez sur le bouton "enregistrer" pour valider définitivement votre import. Vous pouvez bien entendu modifier les renseignements importés avant de les enregistrer dans la fiche A-JUST concernée.

Etape 1 : Vérifier les informations pré-saisies

Il convient en premier lieu de vérifier et, au besoin, modifier les informations pré-saisies, en particulier :

• le nom de famille de l’agent ;

• l'ETPT ;

• la date d’arrivée.

Etape 2 : Renseigner la répartition du temps de travail

Renseignez ensuite la répartition en pourcentage du temps de travail de chaque agent sur les différents contentieux qu'il traite. -> par exemple : contentieux social, JAF, JCP, civil non spécialisé.

Pour vous faciliter la tâche, A-JUST met à votre disposition un modèle de sur la base de notre nomenclature de contentieux. Elles sont accessibles dans les fiches agents.

Pas besoin de faire de calcul en proportion du temps de travail ou de la date d’arrivée dans la juridiction : A-JUST s’en charge pour vous !

Etape 3 (option) : Affecter des agents par sous-contentieux

Au sein de chacune de ces rubriques principales, vous pouvez choisir d’affiner l’affectation des agents par sous-contentieux. --> par exemple : pour le contentieux social, distinguer le contentieux du travail, celui de la protection sociale, des référés ou d’autres contentieux sociaux.

Si vous affectez les agents de la juridiction à des sous-contentieux, vous pourrez obtenir le même niveau de détail dans les restitutions du simulateur et du calculateur.

💡 Pour connaître les natures d’affaires (codes NAC) prises en compte dans un sous-contentieux civil, vous pouvez vous référer à la nomenclature utilisée, que vous trouverez dans la rubrique "Outils" en bas à gauche de l'écran. Vous pouvez également la télécharger afin de la conserver sur votre ordinateur.

Etape 4 : Vérifier que l'activité globale atteigne 100%

Etape 5 : Renseigner le départ d'un agent

Lorsqu’un agent quitte la juridiction, pensez à préciser sa date de départ en la saisissant en haut à droite de sa fiche. Sa fiche ne doit surtout pas être supprimée afin de conserver l’historique de vos effectifs et de ne pas fausser les résultats du calculateur et du simulateur.

A-JUST vous propose ses feuilles de temps Excel sur la base de notre nomenclature de contentieux en y intégrant notre calculatrice de ventilation !

Ces feuilles sont accessibles directement dans la fiche de chacun des agents. Une fois dans le ventilateur, puis sur la fiche d'un agent, cliquez sur corriger ou renseigner une nouvelle situation afin d'accéder à la fenêtre de saisie de la situation d'un agent.

Ces feuilles de temps sont à votre disposition pour gagner du temps lors de vos ventilations : vous pouvez les transmettre à vos agents ou vous en servir comme support de travail. Grâce à elles, déterminer la répartition des activités ne vous prendra plus que quelques minutes.

Les activités de soutien :

Elles regroupent les activités support et transverses qui contribuent au fonctionnement de la juridiction : - animation de la juridiction : répartition des contentieux, planning des audiences, coordination interne des services, gestion des projets de juridiction, représentation de la juridiction, activités partenariales et institutionnelles, relations presse ; - activités des services transversaux : standard, tenue des secrétariats, service courrier, pôle numérisation et photocopies, service des archives, régies, gestion des scellés et apostilles ; - gestion des ressources humaines : évaluation des agents et fonctionnaires, recrutement et suivi des assistants de justice, entretiens de recrutement dans la magistrature, réception et encadrement des stagiaires ; - conduite du dialogue social : assemblées générales, instances paritaires ; - gestion budgétaire - gestion immobilière, sûreté et sécurité - gestion informatique et communication

Souvent, les activités de soutien font l’objet d’une appréciation globale, liée aux fonctions exercées dans la juridiction. Les chefs de juridiction, directeurs des services de greffe judiciaires ou secrétaires généraux ont ainsi souvent une activité majoritairement consacrée à ces tâches et les coordonnateurs de pôle ou chefs de service ont généralement une part de soutien supérieure à celle des agents dont les fonctions sont essentiellement juridictionnelles.

Au choix de la juridiction, la part de soutien peut donc être renseignée de façon « forfaitaire » ou calculée en fonction du temps réellement passé, par jour, semaine, mois ou année, en utilisant la calculatrice de conversion que vous trouverez dans la rubrique « outils », en bas du bandeau situé tout à gauche de l’écran.

Les formations suivies :

Les formations suivies peuvent, au choix de l'utilisateur, être englobées forfaitairement dans la rubrique soutien ou être distinguées. Elles seront en tout état de cause additionnées dans la rubrique soutien pour les dialogues de gestion.

Les formations dispensées :

Pour pouvoir alimenter les rubriques correspondantes des déclaratifs d'ETPT des dialogues de gestion, les formations dispensées doivent être distinguées, de même que les activités relatives à l'accès au droit, aux travaux du CSM et à l'accueil du justiciable (dont activité du SAUJ).

Les autres activités non juridictionnelles :

Cette sous-rubrique est destinée à couvrir des activités qui ne seraient pas isolées mais n'entreraient pas dans la catégorie du soutien au sens des dialogues de gestion.

Les ETPT afférents aux "autres activités non juridictionnelles" ne seront pas additionnés au soutien dans les extractions automatiques.

Les 4 dernières sous-rubriques :

Les sous-rubriques suivantes sont destinées à permettre le recensement des activités des agents du greffe n'ayant pas d'équivalent pour les magistrats du siège et nécessitant d'être isolées dans les déclaratifs d'ETPT des dialogues de gestion :

• les fonctionnaires affectés au CPH

• les fonctionnaires affectés aux activités civiles et commerciales du parquet

• les fonctionnaires affectés à l'exécution des peines

• les autres fonctionnaires affectés au parquet (ex. TTR, BO...)

L'imputation s'opèrera automatiquement dans les rubriques correspondantes des dialogues de gestion lors des extractions qui seront réalisées à cette fin à partir des données renseignées dans A-JUST (cf. rubrique "Extraire ses données d'effectifs").