Pour un magistrat travaillant à temps plein et bénéficiant de 50 jours de décharge syndicale sur l’année N (208 jours de travail) :
le temps de travail est de 100% sur l’année N
le motif d’indisponibilité est « Décharge syndicale »
Pour connaître l’indisponibilité en pourcentage d'un temps plein de magistrat, le calcul est le suivant : 50 / 208 * 100 = 24 %
Vous pouvez utiliser utiliser la calculatrice de ventilation pour effectuer facilement la conversion du temps d'indisponibilité en pourcentage d'ETP.
Une fois l'indisponibilité renseignée, A-JUST calculera automatiquement un temps de travail pour la juridiction de 0,76 ETPT sur l’année N
Les dates de fin des décharges syndicales étant connues, n'hésitez pas à renseigner immédiatement la date de fin du mandat. En cas de renouvellement, vous pourrez très simplement modifier la date de fin pour prolonger la période d'indisponibilité.
En cas de temps partiel thérapeutique à hauteur de 60% entre le 1er janvier et le 31 juillet de l'année N, le motif d'indisponibilité est « Temps partiel thérapeutique ». Dans ce cas, vous n’avez pas de calcul à effectuer, il suffit de renseigner un pourcentage d'indisponibilité de 40% pour la période considérée.
A-JUST calculera alors un temps de travail pour la juridiction de 0,6 ETPT entre le 1er janvier et le 31 juillet et d‘1 ETPT du 1er août au 31 décembre de l’année considérée.
Le temps partiel n'est pas à prendre en compte dans le calcul du pourcentage d'indisponibilité, car la durée d'une indisponibilité n'est pas impactée par le temps de travail effectif.
Ainsi, pour un fonctionnaire travaillant à 80% et bénéficiant de 20 jours annuels de décharge syndicale sur l'année N (pour un temps de travail hebdomadaire de 7h par jour, soit un total de 1 607 h annuelles), le calcul de son indisponibilité pourrait être le suivant : 20 / (1607/7) * 100 = 8,71 %
Vous pouvez à nouveau utiliser la calculatrice de ventilation pour effectuer cette conversion, en prenant bien soin de sélectionner l'onglet Fonctionnaires.
En revanche, compte tenu de son temps partiel à 80%, A-JUST calculera alors, pour cet agent, un temps de travail pour la juridiction de 0,80-0,0871 = 0,71 ETPT sur l’année N.
Dans le cas d’une indisponibilité concernant l’utilisation d’un compte épargne temps (CET), de congés longue maladie (CLM), une absence spéciale COVID, des congés maladie ordinaire, des congés paternité ou maternité ou encore des congés parentaux inférieurs à 6 mois, il suffit de renseigner les dates de début et de fin ainsi qu’un pourcentage d’indisponibilité de 100% sur cette période.
A-JUST calculera un ETPT égal à 0 sur la période d’indisponibilité et un ETPT correspondant au temps administratif de travail (temps plein ou temps partiel) pour le reste de l’année.
Dans le cas d’une indisponibilité ne générant pas d'ETPT comme le Congé Longue Durée, le congé parental > 6 mois ou encore le détachement et les disponibilités, nous vous invitons à renseigner une date de départ à la date de début de la situation.
Dans le cas où l'agent revient dans la juridiction, nous vous recommandons de créer une seconde fiche avec une date d'arrivée à la date de reprise. Si l'agent a de nouveau une situation d'indisponibilité ne générant pas d'ETPT, vous pouvez mettre une date de fin à cette nouvelle fiche.
Cela permet à l'outil A-JUST de prendre en compte les deux situations tout en ne générant pas d'ETP sur la période, notamment pour vous assurer la justesse de vos extraction au format des dialogues de gestion.
Indépendamment du temps administratif de travail (temps plein ou temps partiel), les "indisponibilités" désignent des situations ponctuelles susceptibles d’affecter le temps réel de travail de l’agent au profit de la juridiction :
décharge syndicale
utilisation d’un compte épargne temps
congé longue maladie
temps partiel thérapeutique
mise à disposition
autorisation absence spéciale COVID
congés maladie ordinaire
congé paternité/maternité/adoption
congé parental < 6 mois
congé de formation
autre indisponibilité.
Il suffit de sélectionner le motif adéquat, de renseigner la date de début de l’indisponibilité (et sa date de fin lorsqu’elle est connue) ainsi que le taux d’indisponibilité (en pourcentage d’un temps plein, même si l’agent travaille à temps partiel) : A-JUST calcule alors automatiquement l’ETPT réellement disponible pour la juridiction.
Pour plus de détails, n'hésitez pas à consulter la section "Exemples d'indisponibilités".
Vous pouvez également renseigner une indisponibilité par anticipation, de manière prévisionnelle, et la modifier en cas de besoin pour renseigner la date de fin réelle. Cela vous permettra notamment un meilleur pilotage prospectif de votre juridiction. --> Dans cette hypothèse, A-JUST recalculera automatiquement l'ETPT de l'agent concerné à compter de la date pré-renseignée : n'oubliez donc pas de la corriger en cas de changement !
Pour la justesse des données restituées par l'Extracteur d'effectifs, veillez à ne pas créer de période sans "ventilation" : même lorsqu'un agent est totalement indisponible (en cas de congé maladie ou maternité/paternité/adoption par exemple), il doit être affecté aux activités qu’il aurait eu à traiter s’il avait été présent.
A noter :
Les congés maladie ordinaires, ou de maternité / paternité / adoption, ne sont a priori pas, au sens des dialogues de gestion annuels, considérés comme des indisponibilités (action 99) car ces situations relèvent de l’absentéisme et sont prises en compte annuellement à ce titre.
Néanmoins, ces motifs d’absence sont disponibles dans l’outil au cas où la juridiction souhaite les renseigner pour des impératifs de pilotage opérationnel.
Dans ce cas, la période couverte par l’indisponibilité, quel qu’en soit le motif, sera déduite de l’ETPT affiché dans A-JUST.
Toutefois, ces congés, relevant de l'absentéisme, seront réintégrés à l'ETPT de l'agent dans l'extracteur de données d'activité, afin de vous fournir un fichier déclaratif d’ETPT conforme aux circulaires annuelles transmises par la DSJ. (cf. section "Extraire ses données d'effectifs")
Si vous renseignez un motif d'"Autre indisponibilité", assurez vous que la situation visée permet de déduire de l'ETPT au sens des dialogues de gestion car l'ETPT correspondant sera automatiquement imputé en action 99 (donc déduit de votre cumul d'ETPT) dans le fichier d'extraction automatique au format DDG.
A l'inverse, si vous voulez déduire une indisponibilité relevant de l'absentéisme mais non spécialement référencée dans A-JUST, sélectionnez par défaut un motif de "Congé maladie ordinaire", par exemple, afin que les calculs automatiques effectués lors de la conversion au format des dialogues de gestion réintègrent l'ETPT correspondant.
Si vous le souhaitez, ajoutez dans la fiche de l'agent concerné un commentaire afin de vous permettre de garder en mémoire la situation particulière ainsi envisagée.
En cas de doute, n'hésitez pas à contacter notre équipe !
