🔬Préparer une simulation
Pour effectuer une simulation, vous devrez :
sélectionner le type d’effectifs sur lequel vous souhaitez travailler (magistrats du siège ou greffe) ;
sélectionner le contentieux (et sous-contentieux le cas échéant) sur lequel vous souhaitez travailler.
nommer votre simulation : c’est facultatif mais ça vous permettra de bien vous rappeler du champ sur lequel vous avez travaillé, notamment si vous enregistrez les résultats de votre simulation en PDF sur votre ordinateur.
S’affiche alors, par défaut, la situation de votre juridiction à la date d'aujourd'hui et la situation projetée dans les douze prochains mois. A-JUST vous restitue ainsi, toutes choses restant égales par ailleurs, la trajectoire prévisible de votre juridiction dans le contentieux ou sous-contentieux considéré compte tenu des dernières données disponibles dans l’outil.
Vous pouvez choisir de faire débuter votre scénario de simulation à la date du jour ou à n’importe quelle autre date à venir en sélectionnant le début de la période choisie. Vous pouvez également modifier la date de fin de période.
Vous avez des doutes sur la durée de la période ? Nous vous conseillons de travailler sur six mois ou un an. Plus la période est longue, plus les effets de saisonnalités seront compensés ! À l'inverse, une projection de trois mois réalisée de juillet à septembre par exemple ne sera pas très exploitable.
pour changer la date de début de période, posez-vous la question suivante : « idéalement à quelle date souhaiterais-je que prenne effet ma nouvelle trajectoire », ou « à partir de quand ma nouvelle organisation va-t-elle / doit-elle être mise en œuvre ? »
pour changer la date de fin de période, posez-vous la question suivante : « à quelle date veux-je, idéalement, que ma juridiction ou mon service atteigne l’objectif que je vais définir ? » ou « à quelle date veux-je visualiser l’impact prévisible de ma nouvelle organisation ? ».
Situation de début de période :
Le simulateur effectue alors un premier calcul, consistant à actualiser au jour choisi pour le début de la simulation, certaines données (les sorties mensuelles possibles, le stock, et par conséquent le taux de couverture et le DTES) à partir des dernières données de stock et d’ETPT disponibles dans A-JUST.
Pour aller plus loin : pourquoi cette première projection ?
Les données d’activité (et en particulier les stocks) enregistrées dans l’outil sont, au mieux, antérieures d’un mois à la date du jour. En revanche, la période de simulation démarre, au plus tôt, à la date du jour. Pendant cette période, le stock aura évolué.
Par exemple, si vous travaillez au mois de juillet sur une simulation d’organisation à mettre en place à compter du 1er septembre, le dernier stock enregistré dans A-JUST sera probablement celui du 31 mai. Afin de partir d’une donnée de départ (au 1er septembre) la plus juste possible, A-JUST va recalculer le stock théorique de votre juridiction au 31 août à partir des sorties possibles pendant les mois de juin, juillet et août.
Pour cela, seront pris en compte les effectifs enregistrés comme affectés au contentieux considéré pendant les mois de juin, juillet et août.
A-JUST va donc calculer et afficher, à la date de début de votre simulation :
les entrées, en prenant la moyenne mensuelle des entrées des douze derniers mois de données d’activité disponibles ;
les ETPT, enregistrés dans l’outil comme étant affectés au contentieux considéré à la date concernée ;
le temps moyen par dossier, calculé sur les douze derniers mois de données disponibles ;
les sorties « théoriques » possibles, déduites des ETPT réellement affectés durant la période et du temps moyen par dossier constaté au cours des douze derniers moyens de données disponibles, selon la formule exposée dans la section "cockpit".
le stock théorique au jour de début de la simulation, actualisé en fonction des sorties possibles entre la date du dernier stock disponible et la date choisie ;
le taux de couverture et le DTES qui en résultent
Plus l’affectation des effectifs dans le ventilateur sera juste et à jour, plus les calculs seront exacts. Dans l’exemple ci-dessus, il conviendra donc que les éventuels mouvements d’effectifs avant le 1er septembre aient été renseignés. En revanche, si vous avez renseigné, pour la date considérée, des départs d'agents et n’avez pas encore créé les nouveaux arrivants, l’ETPT pris en compte sera inexact.
Situation projetée :
L’outil vous restitue les indicateurs d’effectifs et de données d’activité calculés sur la base des données actuellement renseignées dans l’outil, tous paramètres restant inchangés. Vous visualisez donc la situation qui sera celle de votre juridiction dans le contentieux sélectionné si aucun facteur ne change, à l’exception des arrivées, départs ou changements d’affectations que vous auriez déjà saisis par anticipation dans le ventilateur.
Les données de la situation « projetée » sont calculées comme suit :
les entrées mensuelles restent identiques à celles du début de période, à savoir la moyenne des douze derniers mois de données d’activité disponibles dans A-JUST ;
les ETPT sont ceux enregistrés dans le ventilateur pour la date de fin de période ;
le temps moyen par dossier reste identique à celui du début de la période ;
les sorties projetées représentent les « sorties mensuelles possibles » à la date de fin, compte-tenu de l’effectif présent à cette date et du temps moyen par dossier affiché ;
le « stock projeté » est calculé en tenant compte des effectifs réellement affectés sur la période choisie ;
le DTES et le taux de couverture sont déduits.
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