🎉Remplir ses tableaux d'ETPT pour les DDG en quelques minutes
Découvrez comment, après avoir mis à jour les fiches de vos agents dans le "ventilateur" d'A-JUST, vous n'êtes plus qu'à quelques clics de la finalisation des tableaux de collecte annuelle des ETPT.
1. Réalisez une extraction du 1er janvier au 31 décembre de l'année précédente
en vous référant à la page "Extraire ses données d'effectifs" et ouvrez le fichier Excel qui s'est téléchargé sur votre ordinateur. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton "activer la modification" situé dans la barre jaune en haut de l'écran.
Avant de passer à l'étape suivante, nous vous conseillons de ne pas garder le fichier dans vos téléchargements, mais de l'enregistrer sur votre ordinateur dans un dossier où vous pourrez ensuite le retrouver facilement, en utilisant "Fichier" puis "Enregistrer sous".
2. Vérifiez que tous vos agents sont "totalement ventilés"
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Synthèse ETPT" et comparez les valeurs des lignes 6 "ETPT sur la période absentéisme non déduit (hors action 99)" et 7 "Temps ventilés sur la période (hors action 99)". Toutes les valeurs (des colonnes G à V), figurant sur ces deux lignes, doivent être identiques.
Si certaines des valeurs de la ligne 7 différent de celles affichées juste au-dessus (ligne 6), cela signifie que des agents ont, au cours de la période d'extraction, été enregistrés avec des situations temporelles "sans ventilation". Autrement dit, la totalité de leur temps de présence dans la juridiction au cours de l'année considérée n'a pas été affectée à des activités (contentieux, sous-contentieux ou autres activités).
Nous avons intégré un code couleur pour vous permettre de visualiser en un coup d'œil les contentieux et les agents avec des ventilations incomplètes. Quand c'est le cas, la ligne 7 est surlignée en rouge pour signaler une erreur de ventilation sur une ou plusieurs catégories d'agent.
Le message suivant s'affiche : "Des ventilations sont incomplètes, se référer à la colonne R de l’onglet ETPT format DDG") : "Temps ventilés sur la période (hors action 99)"
Si vous n'avez pas ventilé dans le détail les sous-contentieux des mineurs, le total du contentieux concerné est également surligné en rouge et signale la ou les catégories d'agents pour lesquels des ventilations sont à préciser.
Le cas échéant, déterminez pour quel(s) agent(s) il reste des "situations à ventiler". Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "ETPT format DDG" et référez vous, pour chaque agent, à la colonnes R ("Ecart → ventilations manquantes dans A-JUST"). Un tiret indique que l'agent est ventilé à 100%, sinon l'ETPT non-ventilé apparaît dans la colonne et vous indique que les ventilations de l'agent considéré sont incomplètes et qu'il faut les compléter dans A-JUST.
Vérifiez également, grâce à la colonne S ("Ecart CTX MINEURS → détails manquants, à rajouter dans A-JUST"), que les vos agents affectés au contentieux mineurs sont bien reparties entre l'activité civile et pénale.
Pour une plus grande lisibilité sur l'ensemble des ventilations restant à compléter, les lignes de chacun des agents concernés s'affichent en rouge. Pour corriger ou compléter une ventilation, vous pouvez vous référer à la page "La ventilation en quelques clics" et veiller particulièrement à ce que toutes les situations, y compris les périodes d'indisponibilité, soient "ventilées" à 100%.
3. Vérifiez que toutes les rubriques requises dans la matrice de la DSJ soient complètement renseignées
Pour que les rubriques des dialogues de gestion soient alimentées automatiquement, veillez à ventiler précisément l'activité des agents affectés aux sous-contentieux nécessaires. Ils vous sont précisés sur la page "Ventiler ses effectifs".
Ces différents sous-contentieux sont repérés dans les fiches individuelles agents grâce à un bandeau « DDG » qui apparait sur chacun des blocs concernés.
Vous pourrez effectuer un premier contrôle de cohérence en observant les valeurs restituées dans l'onglet "Synthèse ETPT" et, en cas de doute, analyser les données individuelles restituées dans la colonne correspondante de l'onglet "ETPT DDG", en filtrant par exemple sur le fichier Excel les agents affectés au sous-contentieux que vous souhaitez vérifier.
4. Précisez la "fonction" des placés, des attachés de justice et des contractuels A
4.1. Les tableaux des dialogues de gestion distinguent les placés dits "additionnels" des placés "de substitution". Il vous faut préciser cette information dans la colonne I "Fonction" de l'onglet "ETPT Format DDG".
Par défaut, les agents placés (magistrats et fonctionnaires) sont enregistrés comme "placé additionnel". Si vous souhaitez indiquer qu'un agent était au contraire un "placé de substitution", changez sa fonction dans la case correspondante de la colonne I "Fonction", en utilisant le menu déroulant.
4.2. De même, les dialogues de gestion requièrent une précision sur l'affectation des attachés de justice.
Par défaut, les attachés de justice (ex juristes assistants) présents dans A-JUST sont affectés au siège ("Att J siège autres"). Toutefois, vous pouvez changer leur "fonction" dans la colonne I "Fonction" et les réaffecter, en utilisant le menu déroulant de la case correspondante, en :
• "Att J siège assises"
• "Att J siège CCD"
• "Att J parquet"
• ou laisser "Att J siège autres".
Dans l'onglet "ETPT_CA_ATTJ_DDG", leur ETPT sera réparti en fonction des ventilations réalisées dans A-JUST et de la fonction que vous aurez sélectionnée.
Comment sont affectés les ETPT des Att J dans l’onglet "ETPT_CA_ATTJ_DDG" ?
L’action 1 (affectation au traitement des contentieux civils) et l’action 2 (activités pénales) tiennent compte exclusivement des ventilations effectuées dans A-JUST.
Ainsi, si vous avez, dans A-JUST, affecté un attaché de J à temps plein à 40% aux « Autres fonctionnaires / JA affectés aux activités civiles et commerciales du parquet général » et à 35% dans la catégorie « Autres fonctionnaires / JA affectés au parquet général » , vous verrez apparaître 0,40 ETPT dans la ligne "action civile" de la colonne " Attachés de justice au parquet" et 0,35 ETPT dans la ligne "action pénale" de cette même colonne, et ce, quelle que soit la fonction que vous aurez sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG".
Les autres activités (accueil du justiciable, soutien, formations dispensées, accès au droit et action 99) tiennent compte des ventilations effectuées dans A-JUST ET de la fonction sélectionnée dans la colonne I de l’onglet "ETPT Format DDG", laquelle permet de les affecter dans la bonne colonne de la matrice de la DSJ.
Ainsi, si, pour un agent, ventilé dans A-JUST à 25% au Soutien, vous avez sélectionné la fonction "Att J Parquet", un ETPT de 0,25 sera comptabilisé dans la ligne « Action 6 – Soutien » de la colonne "Attachés de justice au parquet". Si, en revanche, vous avez sélectionné la fonction « Att J siège CCD » dans la colonne I (fonction) de l’onglet ETPT format DDG, alors l’ETPT de 0,25 apparaîtra dans la ligne « soutien » de la colonne « Attachés de justice siège affectés au CCD »
Notre conseil : ventilez précisément les activités des attachés de justice dans l’espace A-JUST de votre juridiction sans oublier de changer, au 1er janvier 2025, la fonction des anciens JA en attachés de justice.
Au moment de faire votre extraction, il vous faudra seulement choisir dans le menu déroulant du fichier d'extraction la fonction que vous souhaitez leur attribuer.
4.3. Pour les contractuels A JP, vous avez également le choix dans le menu déroulant du fichier entre les fonctions suivantes :
"CONT A JP Siège""
"CONT A JP Parquet"
Ils sont par défaut enregistrés comme "CONT A JP Siège". Comme pour le Att J, vous retrouvez ces ETPT dans les colonnes afférentes de l'onglet "ETPT_CA_ATTJ_DDG", selon le mode d’affectation indiqué pour les Att J.
4.4. Enfin, concernant les autres contractuels A, vous pouvez choisir entre :
"CONT A VIF Siège"
"CONT A VIF Parquet"
"CONT A Autres".
Si vous sélectionnez l’une des deux rubriques « VIF » (CONT A VIF Siège" ou "CONT A VIF Parquet"), alors les ETPT de ces contractuels apparaîtront dans l’onglet ETPT_CA_ATTJ_DDG, tout comme ceux des contractuels A JP.
En revanche, si vous choisissez la fonction « CONT A Autres », alors ces ETPT n’apparaîtront pas dans la table ETPT_CA_ATTJ_DDG, réservée aux contractuels VIF et JP, mais ils seront comptabilisés avec les ETPT des titulaires, dans la table des ETPT greffe de de la CA, conformément aux préconisations de la cellule contrôle de gestion de la DSJ.
5. Vos données sont prêtes !
Vous pouvez contrôler la cohérence des chiffres calculés, et bien sûr, les modifier manuellement avant transmission si vous le souhaitez.
6. Partager la matrice ainsi générée
Comme indiqué dans les paragraphes précédents, cette automatisation vous permet d'obtenir des valeurs arithmétiques dans les cellules correspondantes des tables de collecte de la Chancellerie, à partir des données saisies dans votre outil de pilotage A-JUST et des quelques précisions apportées aux points 4. et 5. supra.
Il vous appartient de les contrôler et, si vous le souhaitez, d'en modifier éventuellement les valeurs en fonction de ce que vous estimez devoir être transmis à la Chancellerie, selon les circuits habituels.
Pour transmettre ou partager vos tableaux de collecte, deux méthodes s'offrent à vous :
transmettre votre fichier de travail en l'état. Dans ces conditions, vos destinataires disposeront de toutes les données de détail nominatif contenues dans le classeur Excel et se chargeront de la compilation.
alimenter directement la matrice globale de collecte des ETPT de la DSJ : pour ce faire, nous vous invitons à lire le court tutoriel ci-dessous.
Pour finir, un grand merci ! Ce fichier "magique", permettant de remplir automatiquement les tableaux de collecte d'ETPT de la Chancellerie à partir des données d'A-JUST, résulte de la collaboration de l'équipe de la start-up d'Etat A-JUST avec Mme Nathalie DE JONG, statisticienne du SAIR de la Cour d'Appel de LYON. Qu'elle soit ici vivement remerciée, ainsi que sa hiérarchie qui l'a autorisée à consacrer un temps aussi précieux qu'irremplaçable à écrire les formules de calcul permettant d'automatiser ce fichier et faire gagner à nos utilisateurs un temps considérable chaque année.
Mis à jour
Comment transposer les valeurs obtenues dans votre fichier de travail A-JUST dans la matrice de la Chancellerie, sans données individuelles ?
Ouvrez votre fichier Excel A-JUST d'extraction des ETPT et rendez-vous sur l'onglet "ETPT_CA_JUR_DDG".
SELECTIONNEZ toute la zone contenant des données (en principe, de D5 à U15) et COPIEZ les cellules (avec votre clavier : Ctrl+C ou avec votre souris : clic droit / copier).
Ouvrez la matrice de collecte de l'UO qui vous a été transmise ou que vous avez téléchargée sur l'Intranet de la DSJ et cliquez sur l'onglet ETPT_CA_JUR puis, dans la colonne D "Juridiction", cliquez sur la première cellule désignant votre cour d'appel (en principe D5, à gauche de la cellule "166-01-NC").
Dans la cellule de destination ainsi sélectionnée, ne faites pas Ctrl+V mais COLLEZ LES VALEURS :
avec votre clavier : clic droit + l'icône représentant un presse papier avec les chiffres 123
OU clic droit + collage spécial et sélectionner "Valeurs" dans le menu "Coller", puis OK.
Ainsi, vous copiez uniquement les valeurs obtenues dans le fichier A-JUST et pas les formules, qui renvoient au classeur de travail enregistré sur votre ordinateur et pourraient ne plus afficher de résultat une fois ouvertes sur le poste du destinataire.
Pour le / les ETPT_ATTACHES_JUSTICE, procédez de même : choisissez, dans l'onglet correspondant, la juridiction dont vous souhaitez voir apparaître les données (menu déroulant de la cellule D5), sélectionnez la zone de la feuille Excel dont vous souhaitez copier les données, copiez (Ctrl + C) puis utilisez la fonction COLLER LES VALEURS pour les transposer dans la partie correspondante de la table de collecte.